5 Fatale Fehler bei der Buchhaltung – das sollten Sie unbedingt vermeiden

Wer mag schon die Buchhaltung? Sie gehört bei vielen kleinen Unternehmern und Gründern zu den unbeliebten Tätigkeiten, die gerne weggeschoben werden. Doch Prokrastination, also die Aufschieberitis, kann bei Kasse und Büchern böse Folgen haben. Viele Aufgaben im Umgang mit Rechnungen, Forderungen mit Skontogewährung, der Umsatzsteuer sowie vor allem der Barkassenführung sollten Sie daher zeitnah und sorgfältig erledigen. Folgende Fehler bei der Buchhaltung sollten Sie vermeiden:

1. Keine Buchung ohne Beleg: Rechnungsprüfung

Was für jeden Buchhalter selbstverständlich klingt, kann in der Praxis immer wieder zu hässlichen Überraschungen führen. Vor allem bei einer Betriebsprüfung. Natürlich würden Sie niemals ohne einen Beleg einen Buchungssatz schreiben. Was aber ist, wenn der Beleg nicht korrekt ist? Belege sollten Sie daher immer prüfen und erst dann systematisch ablegen und einbuchen. Wichtig ist, dass eine Rechnung korrekt ausgestellt wurde. Wenn beispielsweise Ihr Firmennamen und die Rechtsform falsch sind oder fehlen, wenn die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lieferanten fehlt, wenn der Umsatzsteuerausweis fehlt oder falsch berechnet ist, müssen Sie dies sofort reklamieren. Ist eine fehlerhafte Rechnung erst einmal eingebucht und eingeordnet, fällt dies nicht mehr auf, bis der Prüfer des Finanzamts sie Ihnen zum Vorwurf macht. Im schlimmsten Falle wird Ihnen die Rechnung nicht als Betriebsausgabe anerkannt. Haben Sie keine Angst vor dem § 14 (4) UStG, hier finden Sie alle Pflichtangaben einer Rechnung als Katalog aufgeführt.

2. Fallstricke lauern auch bei der Reisekostenabrechnung

Besonders fehleranfällig sind Reisekostenabrechnungen oder Bewirtungsbelege. Entgegen der weit verbreiteten Annahme, die Abrechnung durch den Kreditkartendienstleiter würde reichen, müssen Sie immer die Originalbelege prüfen, buchen und erst dann archivieren.

Besonders tückisch sind einfache und nicht maschinenerstellte Quittungen, die oftmals einer kritischen Prüfung nicht standhalten. Vielfach sind Quittungen nur schwer zu lesen, es fehlt die Anschrift und der Name des ausstellenden Unternehmens, es wird der Bruttobetrag eingetragen aber die Umsatzsteuer nicht gesondert ausgewiesen. Solche Belege sind wertlos und können nicht als Betriebsausgabe gelten.

3. Fehler bei der Buchhaltung: Vorsicht bei Privatkauf und Kauf durch Dritte

Gerade kleine Unternehmen und Start-Ups müssen jeden Groschen zweimal umdrehen. Da liegt der Gedanke nahe, ein Schnäppchen bei eBay zu machen oder über Bekannte mit guten Einkaufskonditionen einkaufen zu lassen. Hier kommt es praktisch immer zu Fehlern in den Belegen.

Wenn Sie auf eBay ein Produkt von einem Privatverkäufer erwerben, erhalten Sie in der Regel keine Rechnung. Das bedeutet auch, dass Sie die Vorsteuer nicht ziehen können und auch keinen Beleg für die Buchhaltung haben. Damit der Kauf dennoch als Betriebsausgabe (ohne Umsatzsteuer) gewertet werden kann, gehen Sie wie folgt vor:

• Drucken Sie das Angebot auf eBay aus, drucken Sie auch alle E-Mails und die Kaufbestätigung aus.
• Wenn Sie die Ware bar bezahlen, lassen Sie sich die Geldübergabe vom Verkäufer mit Name und Anschrift auf den ausgedruckten Belegen bestätigen.
• Fertigen Sie bei einer Überweisung zu den Belegen noch eine Kopie des Bankauszugs aus.

Ähnlich verfahren Sie auch, wenn Sie einen Bekannten bitten, seine guten Einkaufskonditionen für Sie zu nutzen. Wenn dieser beispielsweise einen persönlichen Rabatt erhält, ist dieser an die Person gebunden. Die Rechnung wird also auch auf seinen Namen ausgestellt. Lassen Sie sich dann auf der Rechnung von der Person mit Name, Anschrift und Unterschrift bestätigen, dass er in Ihrem Namen gekauft und das Geld von Ihnen erstattet bekommen hat.

Tipp:

So finden Sie das passende Buchhaltungsprogramm

4. Barkasse muss täglich geführt werden

Viele Fehler mit Quittungen und Belegen passieren insbesondere auch mit einer Barkasse und dem parallel zu führenden Kassenbuch. Dieses ist täglich mit Ein- und Ausgaben auszufüllen und kann nicht in ein Minus fallen. In der Praxis aber kommt dies öfter vor, als man denkt. Typische Fehler sind Barentnahmen, bei denen im Eifer des Gefechts vergessen wird, den Beleg in der Kasse zu hinterlassen. Oder ein Beleg ist unvollständig, die Umsatzsteuer ist nicht ausgewiesen. So ein Beleg kann nicht gebucht werden. Diesen müssen Sie dann umgehend reklamieren. Kassenaufzeichnungen müssen nämlich sortiert und fortlaufend nummeriert werden. Des Weiteren sind die Einnahmen getrennt nach sieben und 19 Prozent Umsatzsteuer aufzuzeichnen. Wenn später Korrekturen vorgenommen werden müssen, sollten diese so erfolgen, dass die Änderungen auch später noch nachvollziehbar sind. Denn wenn Unregelmäßigkeiten in der Barkasse und im Kassenbuch auftreten, erkennen das Prüfer sofort. Schlimmstenfalls droht die Schätzung einer Steuernachzahlung, weil der Verdacht auf nicht gebuchte Einnahmen nicht entkräftet werden kann. Worauf Sie sich verlassen können, ist dass Schätzungen immer sehr großzügig und schmerzhaft ausfallen.

5. Achtung bei der Umsatzsteuerberechnung und Voranmeldung

Besonders wenig Spaß versteht das Finanzamt bei der Umsatzsteuer und bei den abzugsfähigen Vorsteuerbeträgen aus Lieferung und Leistung. Wenn sich hier in der Buchhaltung notorisch Fehler einschleichen, kann dies ein Unternehmen in seiner Existenz bedrohen. Tückisch und fehleranfällig ist die korrekte Verbuchung von in Anspruch genommenen Skonti. Hierbei sind dann in der Buchhaltung Korrekturbuchungen gesondert für die Skonti und die davon abhängige Umsatzsteuer zu buchen. Besonders wichtig ist auch, alle Termine für die Umsatzsteuer peinlich genau einzuhalten. Kommt es hierbei regelmäßig zu Verzögerungen, sei es bei der Voranmeldung oder der Zahlung, stehen Sie ganz schnell ganz oben auf der Liste der Betriebe, die das Finanzamt bevorzugt besucht.

Fehler bei der Buchhaltung – Fazit

Als Buchhalter und Geschäftsführer laufen Sie praktisch immer Gefahr, durch kleine Verfehlungen, Unachtsamkeit oder gar Sorglosigkeit bei der Buchhaltung folgenreiche Fehler zu begehen. Gerade bei der Belegprüfung und der Kassenführung, sowie in deren Folge auch bei der Umsatzsteuer, drohen unangenehme Konsequenzen, wenn eine Betriebsprüfung ansteht. Sie sollten die Buchhaltung daher immer mit höchster Konzentration erledigen und nie vor sich herschieben. Ein letzter Tipp: Besonders einfach funktioniert die korrekte Buchführung dank intuitiver Benutzerführung und Plausibilitätsprüfung mit der passenden Buchhaltungslösung.

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