HR-Management und Lohnbuchhaltung

Die wichtigsten HR-Kennzahlen: Ein Leitfaden für Einsteiger

Wie viel erfolgreicher könnte Ihr Unternehmen sein, wenn Sie Ihre Mitarbeitenden und deren Beitrag wirklich verstehen würden? Die Antwort liegt darin, zentrale Personalaspekte anhand von HR-Kennzahlen systematisch zu messen und auszuwerten.

13. Januar 20269 Minuten zu lesen Teilen

Inhaltsverzeichnis

Wie gut gelingt es Ihrem Unternehmen, die passenden Talente zu gewinnen, zu halten und zu motivieren, um Ihren Unternehmenserfolg zu sichern? Das klingt zunächst schwer messbar – schließlich geht es um feine Unterschiede in Kompetenzen, Einstellungen und Persönlichkeiten.

Ein Beispiel: Laut Gallup führte mangelndes Mitarbeiterengagement 2023 weltweit zu einem wirtschaftlichen Schaden von 8,8 Billionen US-Dollar – das entsprach 9 % des globalen BIP in diesem Jahr.

Viele der Informationen, die Sie zur Bewertung von Engagement, Produktivität und Fluktuation benötigen, liegen bereits vor.

Mit den richtigen Tools können Sie HR-Kennzahlen erfassen und analysieren, die Ihnen wertvolle Einblicke in nahezu alle Personalthemen geben – von der Optimierung des Recruiting-Prozesses bis zum Aufbau einer starken Unternehmenskultur.

In diesem Artikel stellen wir Ihnen die wichtigsten HR-Kennzahlen vor, erklären deren Bedeutung und zeigen, wie Sie die gewonnenen Erkenntnisse mit Ihren Unternehmenszielen verknüpfen.

Was sind HR-Kennzahlen und warum sind sie wichtig?

HR-Kennzahlen (Human Resources Kennzahlen) sind quantitative und qualitative Indikatoren, die messbare Einblicke in die Effektivität Ihres Personalmanagements liefern.

Sie erfassen zentrale Aspekte wie Leistung, Engagement und den Einfluss Ihrer Belegschaft auf den Unternehmenserfolg. Im Bereich Mitarbeiterengagement können Sie beispielsweise Ihre Umfragewerte, Teilnahmequoten und Feedback analysieren.

Durch das regelmäßige Monitoring dieser Kennzahlen erkennen Sie Stärken und Verbesserungspotenziale in Ihren HR-Prozessen. Die Daten liefern ein klares Bild Ihrer Recruiting-, Führungs- und Personalentwicklungsmaßnahmen und helfen Ihnen, Ihre Personalplanung zu optimieren und die Gesamtleistung zu steigern.

Einige wichtige HR-Kennzahlen und deren Aussagekraft:

• Time-to-Hire (Besetzungsdauer): Zeigt, wie schnell offene Stellen besetzt werden und wie effizient Ihr Recruiting-Prozess ist.
• Cost-per-Hire (Kosten pro Einstellung): Gibt Auskunft über die durchschnittlichen Kosten einer Neueinstellung und unterstützt ein besseres Budgetmanagement.
• Mitarbeiterfluktuation: Zeigt, wie viele Mitarbeitende das Unternehmen verlassen und hilft, mögliche Probleme bei der Mitarbeiterbindung zu erkennen.
• Trainingseffektivität: Misst, wie erfolgreich Weiterbildungsmaßnahmen sind und ob sie sich positiv auf die Mitarbeiterentwicklung auswirken.
• Mitarbeiterengagement: Liefert Einblicke, wie verbunden und motiviert Ihre Mitarbeitenden sind – eine wichtige Grundlage für die Weiterentwicklung der Unternehmenskultur.
• Mitarbeiterzufriedenheit: Spiegelt die allgemeine Zufriedenheit wider, die eng mit Bindung und Produktivität verknüpft ist.

Durch die regelmäßige Analyse dieser Kennzahlen erhalten Sie einen klaren Überblick darüber, welche HR-Strategien funktionieren und wo Handlungsbedarf besteht. HR-Kennzahlen unterstützen fundierte Entscheidungen, eine gezielte Ressourcenallokation und die Ausrichtung auf die Unternehmensziele.

HR-Teams und Geschäftsführung können diese Erkenntnisse nutzen, um Entscheidungen zu Personalbedarf, Weiterbildungsmaßnahmen und Mitarbeiterunterstützung zu treffen.  So sichern Sie langfristig nicht nur die Profitabilität, sondern auch die Zufriedenheit und Bindung Ihrer Mitarbeitenden.

Sind HR-Kennzahlen und KPIs das Gleiche?

Verwechseln Sie HR-Kennzahlen nicht mit HR-KPIs (Key Performance Indicators).

Der Unterschied: HR-Kennzahlen sind die Rohdaten – beispielsweise die Anzahl neuer Einstellungen. KPIs hingegen sind die Kennzahlen, die den Fortschritt in Bezug auf Ihre wichtigsten Unternehmensziele am besten abbilden.

Beispiel: Die Fluktuationsrate ist eine Kennzahl, die operative Entscheidungen beeinflussen kann. Wenn die Fluktuation jedoch in einem bestimmten Bereich besonders hoch ist, wird sie zum KPI.

KPIs helfen Ihnen, sich auf die wirklich erfolgskritischen Faktoren zu konzentrieren, während Kennzahlen das detaillierte Gesamtbild liefern.

Zentrale HR-Kennzahlen, die Sie verfolgen sollten

HR-Kennzahlen decken eine Vielzahl von Indikatoren ab, mit denen Sie den gesamten Employee Lifecycle analysieren und die Leistung in jeder Phase maximieren können.

Hier ein Überblick über die wichtigsten Phasen und deren Kennzahlen:

Recruiting-Kennzahlen

Kennzahlen wie Time-to-Hire und Cost-per-Hire zeigen, wie effizient Sie neue Talente gewinnen. Sie helfen, Engpässe wie langwierige Freigabeprozesse oder langsame Bewerberauswahl zu identifizieren.

Zudem ermöglichen sie eine gezielte Kostenkontrolle, indem sie teure Schritte im Recruiting-Prozess sichtbar machen. So investieren Sie gezielter in Ihre Personalbeschaffung.

Performance-Kennzahlen

Diese Datenpunkte zeigen, wie gut Mitarbeitende Ziele erreichen und Erwartungen erfüllen. Sie geben Aufschluss über Produktivität, Arbeitsqualität und den Beitrag zum Unternehmenserfolg.

Durch die Analyse von Leistungsbewertungen und Zielerreichungsquoten können Sie Ihre Top-Performer identifizieren und gezielt unterstützen.

Retention-Kennzahlen

Fluktuationsrate und durchschnittliche Betriebszugehörigkeit zeigen, wie erfolgreich Sie Talente binden. Sie helfen zu verstehen, warum Mitarbeitende bleiben oder gehen – und ob  ob bestimmte Abteilungen oder Standorte besonders von Fluktuation betroffen sind.

Diese Erkenntnisse unterstützen die Entwicklung effektiver Bindungsstrategien und sorgen für mehr Stabilität im Team.

Engagement-Kennzahlen

Umfrageergebnisse, Teilnahmequoten oder allgemeines Feedback zeigen, ob Ihre Unternehmenskultur die Mitarbeitenden motiviert und fördert.

Sie machen Bereiche mit niedrigem Engagement sichtbar und geben Impulse für Maßnahmen zur Steigerung von Motivation und Zufriedenheit.

Diversity-Kennzahlen

Diese Kennzahlen zeigen, wie vielfältig Ihr Unternehmen aufgestellt ist und ob Ihre Recruiting- und Beförderungsprozesse fair und inklusiv sind.

Sie helfen, eine inklusive Arbeitsumgebung zu schaffen, indem sie Lücken bei Geschlechtervielfalt, kultureller Vielfalt und Inklusion von Menschen mit Behinderung aufdecken.

Die wichtigsten HR-Performance-Indikatoren im Detail

Je nach Unternehmensziel und aktuellen Herausforderungen sind unterschiedliche Kennzahlen besonders relevant. Im Folgenden gehen wir auf die wichtigsten HR-Kennzahlen ein und zeigen, wie Sie darauf reagieren können.

Mitarbeiterfluktuationsrate

Die Fluktuationsrate misst, wie viele Mitarbeitende Ihr Unternehmen in einem bestimmten Zeitraum verlassen. Sie zeigt, ob Ihre Belegschaft stabil ist oder ob es Probleme bei der Mitarbeiterbindung gibt.

Formel:

(Anzahl der ausgeschiedenen Mitarbeitenden ÷ durchschnittliche Mitarbeiterzahl im Zeitraum) × 100

Liegt die Fluktuation über dem gewünschten Wert, sollten Sie die Ursachen analysieren:

• Tritt die Fluktuation in bestimmten Abteilungen oder Positionen besonders häufig auf?
• Optimieren Sie das Onboarding, schaffen Sie bessere Entwicklungsmöglichkeiten und fördern Sie ein attraktives Arbeitsumfeld.
• Bieten Sie Feedback-Kanäle, damit Mitarbeitende ihre Anliegen äußern können.

Durch die Überwachung der Fluktuation können Sie rechtzeitig gegensteuern, bevor negative Auswirkungen auf das Geschäft entstehen. Hohe Fluktuation führt zu höheren Recruiting-Kosten und sinkender Team-Moral.

Time-to-Hire (Besetzungsdauer)

Die Time-to-Hire misst die Effizienz Ihres Recruiting-Prozesses. Sie zeigt, wie viele Tage durchschnittlich zwischen Stellenausschreibung und Vertragsannahme vergehen.

Formel:

Gesamtdauer aller Einstellungen ÷ Anzahl der Einstellungen

Ist die Besetzungsdauer zu lang, prüfen Sie die einzelnen Schritte im Recruiting-Prozess:

• Verzögern sich Vorstellungsgespräche?
• Gibt es unnötige Freigabeschleifen?

Vereinfachen Sie die Abläufe und verbessern Sie die Kommunikation zwischen HR und Fachabteilungen, um den Prozess zu beschleunigen.

Eine zu lange Besetzungsdauer kann auf Ineffizienzen hinweisen und dazu führen, dass Sie Top-Kandidaten an die Konkurrenz verlieren. Ein schneller Recruiting-Prozess sorgt dafür, dass Sie die richtigen Talente rechtzeitig an Bord holen und Unternehmensziele erreichen.

Mitarbeiterengagement-Score

Der Engagement-Score zeigt, wie verbunden und motiviert Ihre Mitarbeitenden sind. Ein niedriger Wert kann auf mangelndes Engagement, sinkende Produktivität und steigende Fluktuation hindeuten.

Formel:

(Gesamtscore aus Mitarbeiterbefragungen ÷ Anzahl der Antworten) × 100

Bei niedrigen Engagement-Werten sollten Sie umgehend Maßnahmen ergreifen:

• Bieten Sie Entwicklungsmöglichkeiten, hören Sie auf das Feedback der Mitarbeitenden und sorgen Sie für transparente Kommunikation.
• Anerkennung und Anreize fördern das Engagement.
• Schaffen Sie offene Feedback-Kanäle.

Engagierte Mitarbeitende sind produktiver, loyaler und bleiben dem Unternehmen länger erhalten. Die regelmäßige Messung hilft, gezielt Verbesserungen für mehr Zufriedenheit und Bindung umzusetzen.

Abwesenheitsquote

Die Abwesenheitsquote zeigt, wie häufig ungeplante Fehlzeiten auftreten. Ein hoher Wert kann auf Überlastung, schlechtes Management oder ein ungesundes Arbeitsumfeld hindeuten.

Formel:

(Anzahl der ungeplanten Fehltage ÷ Anzahl der geplanten Arbeitstage) × 100

Bei hoher Abwesenheit prüfen Sie Unternehmenskultur und Arbeitsbelastung. Bieten Sie Gesundheitsprogramme, mentale Unterstützung und flexible Arbeitsmodelle an.

Häufige Fehlzeiten beeinträchtigen die Teamleistung und das Betriebsklima. Ein digitales Anwesenheitsmanagement hilft, frühzeitig Probleme zu erkennen und gegenzusteuern.

Trainingseffektivität

Die Trainingseffektivität misst, wie erfolgreich Weiterbildungen sind und ob sie sich positiv auf die Arbeitsleistung auswirken.

Formel:

(Differenz zwischen Leistungswerten nach und vor dem Training ÷ Leistungswert vor dem Training) × 100

Ist die Effektivität gering, prüfen Sie Inhalte und Methoden der Schulungen:

• Sind sie auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden und Unternehmensziele abgestimmt?
• Holen Sie Feedback ein und passen Sie das Angebot an.

Gezielte Weiterbildung steigert Produktivität, Zufriedenheit und Wettbewerbsfähigkeit. Die Messung der Trainingseffektivität hilft, zukünftige Investitionen zu planen.

HR-Kennzahlen und Analytics effektiv nutzen

Mit HR-Kennzahlen können Sie gezielte Maßnahmen ableiten, die Ihr Unternehmen voranbringen.

So nutzen Sie die Kennzahlen optimal:

• Setzen Sie Benchmarks, um Ihre aktuellen Werte mit früheren Ergebnissen oder Branchenstandards zu vergleichen.
• Analysieren Sie Muster und Trends, um Stärken und Handlungsfelder zu erkennen.
• Kombinieren Sie Daten mit Feedback aus der Belegschaft, um Maßnahmen zu entwickeln, die wirklich unterstützen.

Eine anschauliche HR-Berichterstattung und Visualisierung macht komplexe Daten leicht verständlich. So erkennen Sie Trends auf einen Blick, vergleichen Kennzahlen und leiten gezielt Maßnahmen ab.

Das erleichtert die Kommunikation mit der Geschäftsleitung und sorgt für eine gemeinsame Ausrichtung auf die wichtigsten Prioritäten. So wird HR zum strategischen Partner für den Unternehmenserfolg.

Tipp: Mit der HR‑Software von Sage behalten Sie alle wichtigen Kennzahlen im Blick und treffen datenbasierte Entscheidungen in Echtzeit.

Typische Herausforderungen beim Tracking von HR-Kennzahlen und wie Sie sie meistern

Die Erfassung von HR-Kennzahlen ist oft schwierig, weil Daten in unterschiedlichen Systemen liegen und nicht immer vollständig oder konsistent sind. Das erschwert einen klaren Überblick über die Personalsituation.

Direkte Folge: Wichtige Trends werden übersehen oder falsch interpretiert.

Indirekte Folgen:

• Schwierigkeiten bei der Verknüpfung mit Unternehmenszielen: Wenn HR-Daten nicht auf die Gesamtstrategie einzahlen, verlieren sie an Relevanz. Wählen Sie Kennzahlen immer so, dass sie die Unternehmensausrichtung unterstützen.
• Datenschutz und Mitarbeitervertrauen: HR-Daten sind sensibel. Begrenzen Sie den Zugriff, nutzen Sie sichere Systeme und kommunizieren Sie transparent, was gemessen wird und warum. Klare Richtlinien und sichere Plattformen schaffen Vertrauen und schützen die Privatsphäre.

Tools und Ressourcen für das HR-Kennzahlen-Tracking

Um die genannten Herausforderungen zu meistern, benötigen Sie effiziente Prozesse, zuverlässige Tools und einen echten Fokus auf die Unterstützung Ihrer Mitarbeitenden und Ihres Unternehmens.

Eine integrierte HR-Software kann hier entscheidend sein:

• Achten Sie auf Funktionen wie Dashboards, Berichte und Benchmarks, um die wichtigsten Kennzahlen im Blick zu behalten.
• Dashboards sollten individuell anpassbar und einfach teilbar sein, damit Sie Ziele setzen und Fortschritte in Echtzeit überwachen können.
• Die Integration mit Analytics-Plattformen und anderen Tools sowie starke Sicherheitsfunktionen zum Schutz der Mitarbeiterdaten sind essenziell.

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