Zuschläge (Lohnabrechnung)
Zuschläge sind eine gängige Praxis, um Arbeitnehmer für besondere Arbeitszeiten oder belastende Arbeitsbedingungen zu entschädigen. Ob für die Arbeit an Sonn- und Feiertagen, nachts oder für Überstunden – solche Zuschläge sollen nicht nur den Aufwand honorieren, sondern auch als Anreiz dienen.
Dabei spielen steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Aspekte eine entscheidende Rolle. Besonders Zuschläge für Bereitschaftsdienste, Nachtarbeit oder Feiertagsarbeit unterliegen speziellen Regelungen, die oft von den üblichen Lohnabrechnungen abweichen. Es gibt jedoch klare Voraussetzungen, die erfüllt sein müssen, damit diese zusätzlichen Zahlungen steuerfrei bleiben.
Was versteht man unter einem Zuschlag?
Ein Zuschlag bzw. eine Lohnzulage ist eine zusätzliche Vergütung und wird einem Arbeitnehmer gezahlt, wenn dieser Mehrarbeit leistet oder durch seine Tätigkeit eine bestimmte Gefahr auf sich nimmt. Dazu zählen unter anderem Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit sowie Überstunden oder erschwerte Arbeitsbedingungen.
Zuschläge sind Teil des Arbeitslohns und unterliegen damit grundsätzlich der Steuer- und Sozialversicherungspflicht. Er kann vom Arbeitgeber freiwillig gezahlt, gesetzlich vorgeschrieben oder tariflich vereinbart werden. Entsprechende Regelungen dazu finden sich in einer Betriebsvereinbarung, einem Tarifvertrag, einem Arbeitsvertrag oder im Arbeitsrecht.
Arten von Zuschlägen
Sie dienen also dazu, Arbeitnehmer für besondere Arbeitszeiten oder erschwerte Arbeitsbedingungen zusätzlich zu vergüten. Sie sollen den Mehraufwand und die Belastung ausgleichen, die mit untypischen Arbeitszeiten oder schwierigen Arbeitsverhältnissen verbunden sind. Zu den gängigsten Zuschlägen gehören:
- Sonntagszuschlag – für Arbeit an Sonntagen, bis zu 50 % des Grundlohns möglich
- Feiertagszuschlag – für Arbeit an gesetzlichen Feiertagen, bis zu 150 % des Grundlohns
- Nachtzuschlag – für Arbeit zwischen 23:00 (bei Bäckereien bereits ab 22:00 Uhr) und 6:00 Uhr, mindestens 25 %
- Mehrarbeitszuschlag (Überstunden) – für zusätzliche Arbeitsstunden, die über die vertraglich festgelegte Zeit hinausgehen
- Gefahren-, Schmutz- und Erschwerniszuschlag – für Tätigkeiten unter besonders belastenden Bedingungen, z. B. in der Industrie, im Bergbau oder im Baugewerbe
Dadurch wird nicht nur ein finanzieller Anreiz geschaffen, sondern auch die Belastung für den Arbeitnehmer, die mit der Arbeit in bestimmten Zeiträumen oder unter erschwerten Bedingungen verbunden ist, ausgeglichen.
Ein geeignetes Lohnabrechnungsprogramm erleichtert Ihnen die präzise Berechnung und Dokumentation von Zuschlägen wie Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeit. Es sorgt dafür, dass alle steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Vorgaben korrekt umgesetzt werden und zusätzliche Anforderungen von Arbeits- oder Tarifverträgen stets berücksichtigt werden.
Lohnsteuer und Sozialversicherung bei Zuschlägen
Sämtliche Zuschläge, egal ob für gefährliche Tätigkeiten oder Mehrarbeit, sind grundsätzlich lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. Dasselbe gilt im Übrigen auch für Leistungszuschläge und Funktionszuschläge, die nicht aufgrund einer zusätzlichen Arbeitsbelastung oder der Tätigkeit zu ungünstigen Zeiten gezahlt werden.
Sie können vom Arbeitgeber auch als zusätzlicher Bestandteil des Urlaubsentgeltes oder des Mutterschutzlohnes gezahlt werden. Das heißt, der Arbeitnehmer erhält während seiner Auszeit eine Lohnzulage, die sich an den im Durchschnitt gezahlten Zuschlägen (bspw. Mehrarbeit, Spätschicht, SNF-Zuschläge) aus den drei Monaten vor Urlaubsantritt oder Mutterschutz orientiert. Auch dann sind die gezahlten Zuschläge steuer- und sozialversicherungspflichtig, in diesem Fall auch die SFN-Zuschläge, da diese nicht für real geleistete Arbeit gezahlt werden.
Sonderfall SFN-Zuschlag
In einigen Branchen sind Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschläge (SFN-Zuschläge) üblich. Diese unterliegen daher besonderen steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Begünstigungen, um die Arbeit an diesen Tagen attraktiver zu gestalten:
- Lohnsteuer: Nach § 3b EStG können SFN-Zuschläge bis zu bestimmten Höchstbeträgen steuerfrei bleiben. Die genauen Anforderungen und der Umfang der Steuerfreiheit sind in § 3 EStG geregelt, ergänzt durch aufgestellte Rechtsgrundsätze in R 3b LStR.
- Sozialversicherung: Die beitragsrechtliche Behandlung von SFN-Zuschlägen ergibt sich aus § 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 SvEV. Lohnsteuerfreie Zuschläge bleiben ebenfalls beitragsfrei in der Sozialversicherung, sofern die gesetzlichen Grenzen eingehalten werden.
Der SFN-Zuschlag stellt somit eine steuerliche Ausnahmeregelung dar. Er bleibt bis zu einem Höchstsatz des Grundlohns von 50 Euro pro Stunde steuerfrei. Liegt das Arbeitsentgelt jedoch über 25 Euro pro Stunde, wird der SFN-Zuschlag bei der Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge berücksichtigt, selbst wenn er von der Lohnsteuer befreit ist.
Beispiel: Maja erhält ein monatliches Gehalt von 6.000 Euro. Die Überstunden, die sie monatlich leistet sind hierin bereits abgegolten. Jedoch erhält sie Zuschläge, da sie oft auch an Sonn- und Feiertagen arbeitet. Für diese Arbeit erhält Maja einen Zuschlag von 50 %. Majas rechnerischer Stundenlohn liegt mit 172 Stunden Arbeitszeit pro Monat bei etwa 35 Euro. Somit beträgt die Zulage rund 17,50 Euro. Da der Grundlohn unter 50 Euro liegt, ist der Zuschlag für Maja steuerfrei. Allerdings muss sie für den Zuschlag anteilig den Sozialversicherungsbeitrag zahlen, denn der Grundlohn liegt über Höchstgrenze von 25 Euro.
SFN-Zuschläge bei Bereitschaftsdiensten
Mitarbeiter erbringen Bereitschaftsdienste, wenn sie auf Anweisung ihres Arbeitgebers außerhalb der üblichen Arbeitszeiten bereitstehen, um bei Bedarf die Arbeit an einem festgelegten Ort aufzunehmen. Hierfür werden in der Regel Zuschläge zum normalen Gehalt gezahlt, die ebenfalls steuerlichen Regelungen unterliegen.
Ein wichtiger Punkt, den der Bundesfinanzhof (BFH) in einer Entscheidung im April 2024 klärte (BFH, 11.04.2024 – VI R 1/22), ist, dass die Steuerfreiheit von Zuschlägen für Bereitschaftsdienste auf dem regulären Arbeitslohn und nicht auf der Vergütung des Bereitschaftsdienstes basiert.
Im Fall einer Förderschule mit angeschlossenem Internat wurde den Mitarbeitern eine Grundvergütung für deren Nachtbereitschaftsdienste gezahlt, die nur 25 % des regulären Lohns betrug, mit einem zusätzlichen Stundenzuschlag von 15 % je tatsächlich geleisteter Stunde. Das Finanzamt zweifelte an der Steuerfreiheit der Zuschläge, da sie über den Höchstgrenzen aus § 3 EStG gelegen hätten. Der BFH entschied jedoch, dass die Zuschläge für Bereitschaftsdienste auf dem regulären Lohn basieren und in vollem Umfang steuerfrei ausgezahlt werden dürfen.
Voraussetzungen für steuerfreie SFN-Zuschläge
Um Zuschläge für Sonntagsarbeit, Feiertagsarbeit oder Nachtarbeit steuerfrei zu halten, müssen bestimmte Kriterien erfüllt sein:
Es reicht aus, wenn die Tätigkeit zu den begünstigten Zeiten ausgeübt wird. Er ist nicht abhängig von der Schwierigkeit oder dem Aufwand der Arbeit.
Zuschläge müssen separat ausgezahlt werden und dürfen nicht Teil einer pauschalen Entlohnung sein oder aus dem regulären Lohn oder Gehalt herausgerechnet werden.
Arbeits- und Bereitschaftsstunden müssen einzeln erfasst und in einer detaillierten Aufstellung dokumentiert werden, um sicherzustellen, dass sie ausschließlich für Arbeit an Sonn- bzw. Feiertagen oder in den Nachtstunden gezahlt werden.
Die Auszahlung muss zweckgebunden für tatsächlich geleistete Arbeit in diesen Zeiten erfolgen, einschließlich Tätigkeiten, die im Arbeitgeberinteresse ausgeführt werden, wie etwa das Bereithalten zur Arbeitsleistung im Rahmen eines Bereitschaftsdienstes.
Überstunden- oder Schichtzulagen gelten nicht automatisch als steuerfrei, auch wenn sie für Arbeit an Sonn- und Feiertagen oder in der Nacht gezahlt werden.
