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Änderungen im Nachweisgesetz – Handlungs­bedarf bei Arbeitgebern

HR-Management und Payroll

Änderungen im Nachweisgesetz – Handlungs­bedarf bei Arbeitgebern

Das Gesetz über den Nachweis der für ein Arbeitsverhältnis geltenden wesentlichen Bedingungen ist bereits am 1. August 2022 in Kraft getreten. Damit wurde die Richtlinie über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen innerhalb der Europäischen Union umgesetzt (2019/1152, ‘EU-Transparenz-Richtlinie’). Das Ziel dieser Richtlinie ist es, die Arbeitsbedingungen durch vorhersehbare und transparente Regelungen der Arbeitsbedingungen zu verbessern. Dadurch soll die Anpassungsfähigkeit des Arbeitsmarktes gesteigert werden. Der deutsche Gesetzgeber hat daher unter anderem Änderungen im Nachweisgesetz (NachwG) beschlossen. Betroffen sind alle bestehenden und neuen Arbeitsverhältnisse.

Auswirkungen des Nachweisgesetzes

Der § 2 Abs. 1 NachwG wurde erweitert und enthält die wesentlichste Änderung, nämlich die niederzulegenden Mindestinhalte in einem Arbeitsvertrag. Seit August 2022 müssen alle Arbeitsverträge folgende Angaben verpflichtend enthalten:

  • Name und Anschrift der Vertragsparteien,
  • Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses,
  • bei befristeten Arbeitsverhältnissen: Enddatum oder die vorhersehbare Dauer des Arbeitsverhältnisses,
  • Arbeitsort oder, falls der Arbeitnehmer nicht nur an einem bestimmten Arbeitsort tätig sein soll, ein Hinweis darauf, dass der Arbeitnehmer an verschiedenen Orten beschäftigt werden oder seinen Arbeitsort frei wählen kann,
  • kurze Charakterisierung oder Beschreibung der vom Arbeitnehmer zu leistenden Tätigkeit,
  • Dauer der Probezeit,
  • Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Vergütung von Überstunden, Zuschläge, Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts, die jeweils getrennt anzugeben sind, und deren Fälligkeit sowie die Art der Auszahlung,
  • vereinbarte Arbeitszeit, vereinbarte Ruhepausen und Ruhezeiten sowie bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und Voraussetzungen für Schichtänderungen,
  • bei einer Tätigkeit auf Abruf nach § 12 des Teilzeit- und Befristungsgesetzes: die Vereinbarung, dass der Arbeitnehmer seine Arbeitsleistung entsprechend dem Arbeitsanfall zu erbringen hat,
  • Zahl der mindestens zu vergütenden Stunden,
  • Zeitrahmen, bestimmt durch Referenztage und Referenzstunden, der für die Erbringung der Arbeitsleistung festgelegt ist,
  • Frist, innerhalb derer der Arbeitgeber die Lage der Arbeitszeit im Voraus mitzuteilen hat.
  • sofern vereinbart, Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen,
  • Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs,
  • ein etwaiger Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildung,
  • wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine betriebliche Altersversorgung über einen Versorgungsträger zusagt, der Name und die Anschrift dieses Versorgungsträgers; die Nachweispflicht entfällt, wenn der Versorgungsträger zu dieser Information verpflichtet ist,
  • das bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses von Arbeitgeber und Arbeitnehmer einzuhaltende Verfahren, mindestens das Schriftformerfordernis und die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses, sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage; § 7 des Kündigungsschutzgesetzes ist auch bei einem nicht ordnungsgemäßen Nachweis der Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage anzuwenden,
  • ein in allgemeiner Form gehaltener Hinweis auf die auf das Arbeitsverhältnis anwendbaren Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen sowie Regelungen paritätisch besetzter Kommissionen, die auf der Grundlage kirchlichen Rechts Arbeitsbedingungen für den Bereich kirchlicher Arbeitgeber festlegen.

Es ist allerdings bislang noch nicht geklärt, wie detailliert die Angaben im Arbeitsvertrag sein müssen. Die genauen Anforderungen an die Arbeitgeber sind bis jetzt noch nicht formuliert. Empfohlen wird, im Arbeitsvertrag für den Kündigungsprozess zumindest auf das Schriftformerfordernis und die für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses und Erhebung der Kündigungsschutzklage geltenden Fristen hinzuweisen.

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Elektronische Signaturen ausgeschlossen

Auch im Zeitalter der Digitalisierung müssen Arbeitsverträge in Deutschland weiterhin schriftlich eigenhändig unterschrieben werden. Der so unterzeichnete Arbeitsvertrag muss einmal dem Arbeitnehmer ausgehändigt werden. In elektronischer Form darf eine Unterzeichnung nicht erfolgen, selbst dann nicht, wenn mit einer zertifizierten elektronischen Signatur unterzeichnet werden soll. In der EU-Transparenz-Richtlinie ist zwar die Möglichkeit der Aushändigung von Arbeitsverträgen in elektronischer Form vorgesehen. Der deutsche Gesetzgeber macht davon jedoch keinen Gebrauch. Begründet wird das mit der höheren Beweiskraft der Schriftform.

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Nachweispflichten für alte und neue Arbeitsverträge

Seit 1. August 2022 ist es notwendig, den schriftlichen Arbeitsvertrag bereits am ersten Tag der Arbeitsaufnahme an den Arbeitnehmer auszuhändigen. Bislang galt dies innerhalb eines Monats. Der Geltungsbereich des NachwG erstreckt sich auf alle Arbeitsverhältnisse, alte und neue. Arbeitnehmer, die bereits einen Arbeitsvertrag haben, können vom Arbeitgeber verlangen, eine Abschrift zu fertigen, welche die wesentlichen Vertragsbedingungen aufgrund des neuen NachwG enthält. Der Arbeitgeber hat ab dem Zeitpunkt der Aufforderung sieben Tage Zeit, dieser nachzukommen. Für Bonusbriefe und Ähnliches gilt, dass es sich um eine wesentliche Änderung im Arbeitsvertrag handelt, die den Arbeitnehmern in schriftlicher Form an dem Tag auszuhändigen ist, an dem sie wirksam wird.

Rechtsfolgen bei einem Verstoß

Ein Verstoß gegen das Nachweisgesetz ist seit August 2022 eine Ordnungswidrigkeit und kann mit einer Geldbuße bis zu 2.000 Euro geahndet werden. Ein Verstoß kann auch dazu führen, dass der Arbeitgeber in einem Gerichtsverfahren die schlechteren Karten hat, da die Beweise fehlen. Auch kann es zu Schadenersatzansprüchen von Arbeitnehmern kommen.

Wie sollten Arbeitgeber jetzt handeln?

Arbeitgeber, die Musterarbeitsverträge verwenden, sollten schnellstmöglich überprüfen, ob diese dem Nachweisgesetz entsprechen oder ob sie angepasst werden müssen. Besonderes Augenmerk ist dabei auf den Kündigungsprozess zu legen. Für Arbeitnehmer, die einen Auskunftsanspruch haben, sollte ein Standardantwortschreiben erstellt werden, da jeder Arbeitgeber innerhalb von sieben Tagen reagieren muss. Zu beachten ist auch das Erfordernis der Schriftform. Es ist allerdings möglich, die Personalabteilungen mit einer Vollmacht zur Unterschrift von Arbeitsverträgen auszustatten. Das Gleiche gilt für Auskunftsschreiben. Damit sind Beweisschwierigkeiten zumindest diesbezüglich aus dem Weg geräumt. 

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