Recht, Steuern und Finanzen

Effizientes Zeitmanagement für Kleinbetriebe: Die Vorteile von Zeiterfassungssystemen

Young people working on a startup office

Moritz Hofmann ist Geschäftsführer der von ihm gegründeten Clockodo GmbH, die 2011 die Zeiterfassung Clockodo ins Leben rief. Der Diplom-Informatiker hat sich in den vergangenen Jahren zum Spezialisten rund um die Arbeitszeit und deren Erfassung entwickelt. Zeit ist Geld, das weiß jeder. Besonders Kleinbetriebe achten auf ihr Zeitmanagement, damit jede Sekunde sinnvoll ausgenutzt ist. Unternehmer stellen ihre Arbeitskraft zur Verfügung und in Rechnung, größtenteils basierend auf Stundensätzen. Doch auch Festpreise wollen geplant und Mitarbeiter richtig eingesetzt sein. Die Digitalisierung bietet Kleinbetrieben viele Möglichkeiten, die eigene Arbeit zu optimieren. Eine davon sind Zeiterfassungssysteme für Kleinbetriebe, die die Arbeitszeit für alle Angestellten und Projekte gleichzeitig aufzeichnen.

Was machen Zeiterfassungssysteme für Kleinbetriebe?

Zeiterfassungssysteme erfassen die Zeit für Kleinbetriebe. Dabei gibt es für jeden einzelnen Mitarbeiter ein Stundenkonto, auf dem seine Arbeitszeit inklusive Plus- und Minusstunden verzeichnet ist. Diese simple Idee ermöglicht es einem Unternehmen sofort, sämtliche Arbeitszeiten zu überblicken. Reine Kommen-, Gehen- und Pausenzeiten können sie auch in selbst erstellten Tabellen aufschreiben. Digitale Zeiterfassungssysteme bieten aber noch mehr Funktionen für Kleinbetriebe. Die Zeiteinträge werden nicht nur einem Mitarbeiter, sondern gleichzeitig einem Projekt zugeordnet. Arbeitgeber sehen so, wer wann und wie lange an welchem Projekt gearbeitet hat. Die Daten verwerten sie weiter und stellen Berichte für sich und die Kunden auf. Projektberichte liefern detaillierte Informationen über alle erbrachten Leistungen und den Fortschritt in einem hinterlegten Budgetrahmen.

Wie funktionieren Zeiterfassungssysteme für Kleinbetriebe?
Grafik: Zeiterfassungssysteme für Kleinbetriebe

Wie kann eine Zeiterfassung-Software Kleinbetrieben bei der Buchhaltung und Lohnabrechnung helfen?

Zeiterfassungssysteme können Kleinbetriebe vor allem mit Daten unterstützen. Denn ein solches Programm sammelt Daten, die durch integrierte Schnittstellen mit wenigen Klicks in die passende Anwendung gelangen. Eine Zeiterfassung für Kleinbetriebe verfolgt jede Sekunde des Arbeitstages. Ungenaue Schätzungen der Arbeitszeit für einen Kunden gehören somit der Vergangenheit an. Aus den Daten in der Zeiterfassung lassen sich präzise Rechnungen erstellen. Sind die Stundensätze für ein Projekt ebenfalls hinterlegt, erübrigt sich sogar das Zusammenrechnen.

Genauso funktioniert es mit den Stundenkonten der Mitarbeiter. Die eigenen Zeiten fließen auf das Konto und die Arbeitszeit sowie die Überstunden sind sofort ersichtlich. Die Daten werden direkt in die Lohnabrechnung übertragen. Eingetragene Urlaube und Krankheitstage fallen auch direkt ins Gewicht.

Unternehmen legen so ein digitales System mit den eigenen Kennzahlen an, das sie jederzeit von verschiedenen Geräten abrufen. Eine Zeiterfassung-Software mit Verbindungen zu Programmen wie Sage Business Cloud Buchhaltung oder Sage Lohnabrechnung Plus ergänzt die Büroorganisation von Kleinbetrieben sinnvoll.

Tipp: So geht Zeiterfassung ganz leicht – mit Zeiterfassungssystemen extra für Kleinbetriebe!

Wer profitiert von digitalen Zeiterfassungssystemen für Kleinbetriebe?

Jeder Kleinbetrieb, der einen genauen und akkuraten Überblick über die Arbeits- und Projektzeiten haben möchte, sollte Zeiterfassungssysteme nutzen. Rückwirkend ist es schwierig, die eigene Arbeitszeit korrekt einzuschätzen. Sinnvoll ist da ein Programm oder eine Regelung, bei der Mitarbeiter sich direkt einloggen oder eintragen. Der Wechsel von einem Projekt zum nächsten erhält ebenfalls einen Zeitstempel. Wer das alles nicht selbst auswerten möchte, nutzt direkt eine digitale Zeiterfassungssoftware mit Berichtsfunktion.

Eine solche Übersicht ist sinnvoll, wenn die Mitarbeiter gleichzeitig an verschiedenen Orten oder an verschiedenen Projekten arbeiten. Wer mehrmals täglich das Projekt wechselt, ist mit einer digitalen und mobilen Aufzeichnung ebenfalls gut beraten. Auch viele verschiedene Kunden erschweren einen Überblick, wenn Unternehmen diesen erst selbst erstellen müssen.

Kleinbetriebe, die viele Rechnungen oder Lohnabrechnungen schreiben, können sich das Sammeln der Daten dazu über eine Zeiterfassung-Software erleichtern.

Aus rechtlicher Sicht ist es für bestimmte Branchen wie zum Beispiel das Baugewerbe oder Gaststätten vorgeschrieben, die Arbeitszeit zu erfassen. Auch Minijobs jeglicher Art fallen darunter. Bis auf wenige Ausnahmen müssen Arbeitgeber die Überstunden ihrer Mitarbeiter immer aufzeichnen, sofern diese keine leitenden Angestellten sind. Die Aufbewahrungsfrist für diese Aufzeichnungen von zwei Jahren ist mit einer digitalen Arbeitszeiterfassung auch direkt gegeben.

Welche Vorteile bieten Zeiterfassungssysteme für Kleinbetriebe?

Zeiterfassungssysteme für Kleinbetriebe benötigen zwar eine gewisse Einarbeitungszeit, aber nehmen alle Daten komfortabel auf für die Weiterverwertung.

Hier sind weitere Vorteile, die Zeiterfassungssysteme für Kleinbetriebe bieten:

  • Sekundengenaue Arbeitszeitkonten
  • Sekundengenaue Projektzeiten
  • Berichtsfunktionen für alle Einträge
  • Weiterverarbeitung der Daten für Abrechnungen
  • Alles an einem Ort, ohne Zettelwirtschaft
  • Mitarbeiter loggen sich am PC oder auf dem Handy ein
  • Urlaubskalender zur Abwesenheitsplanung
  • Ermöglicht flexible Modelle wie Gleitzeit

Wer eine Zeiterfassung-Software für seinen Kleinbetrieb einführt – und dies mit dem bestehenden Betriebsrat abgesprochen hat – profitiert durch automatische Daten. Auf einen Blick sehen Unternehmer, wie viel Zeit bereits in einen Kunden oder ein Projekt geflossen ist. Mit einer direkten Verbindung zu passenden Programmen wird aus den Daten direkt eine Rechnung generiert. Genauso liefern die Programme die Zahlen für die Lohnabrechnung. Jede einzelne Minute auf dem Stundenkonto eines Mitarbeiters kann das Programm verzeichnen. Urlaubsanträge und Krankheitstage sind ebenfalls Bestandteil vieler Zeiterfassungssysteme für Kleinbetriebe.

Über die Softwarefirma Clockodo GmbH:
Das von den beiden Diplom-Informatikern Thomas Romanek und Moritz Hofmann 2003 als Internet-Agentur gegründete Unternehmen mit Niederlassungen im westfälischen Unna und in Fürth (Franken) ist für die Konzeption und Realisierung anspruchsvoller Onlineprojekte bundesweit bekannt. Seit 2011 ist Clockodo das erfolgreiche Kernprodukt der Softwarefirma.

Weitere, nützliche Artikel

Profitieren Sie auch von den Inhalten folgender hilfreichen Artikel zum Thema Zeiterfassungssysteme für Kleinbetriebe.

In dem Artikel „Optimieren Sie Ihren Außendienst – mit Zeiterfassung“ geht es um die organisatorische Herausforderung von Arbeitszeiterfassung – insbesondere im Außendienst. Als anschauliches Beispiel wird das Facility Management herausgegriffen. Es wird generell berichtet, wie Software das Zeiterfassen vereinfachen kann und wie Unternehmer davon profitieren.

Lesen Sie auch

Zeiterfassung ganz leicht – mit dem richtigen Tool

Moderne Arbeitszeiterfassung bietet Kleinbetrieben viele Vorteile wie:

  • Präzise Zeitkonten, Projektzeiten, Abwesenheitsplanung & Weiterverarbeitung
  • Einloggen via PC oder Handy möglich
  • Berichtsfunktion
  • Daten gesammelt an einem Ort – Verzicht auf Zettelwirtschaft

 

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