HR-Management und Payroll

App für Zeiterfassung: Was die mobile Stechuhr bringt

Flexibel wechseln wir zwischen Büro, Dienstreisen und Home-Office – doch eines ist fix: Die Arbeitszeit muss erfasst werden, das verlangt der Gesetzgeber so. Lesen Sie, wie mobiles Erfassen der Arbeitszeit ganz einfach geht und worauf Sie bei der App-Auswahl achten sollten.

Das Bundesarbeitsgericht hat am 13.09.2022 ein Grundsatzurteil gefällt, dass jeder Arbeitgeber in Deutschland die Pflicht hat, die Arbeitszeit seiner Mitarbeiter zu erfassen. Flexibel wechseln wir zwischen Büro, Dienstreisen und Home-Office – doch eines ist fix: Die Arbeitszeit muss erfasst werden, das verlangt der Gesetzgeber so. Die Arbeitszeiterfassung kann ganz einfach gehen, aber worauf sollten Sie bei der App für Zeiterfassung achten?

Es begann vor mehr als 200 Jahren

Die Bedeutung der Zeiterfassung reicht weit zurück. Bereits im Jahr 1797/98 wurden Beamte in München dazu angehalten, ihre Arbeitszeiten zu erfassen, indem sie ihre persönliche Kennmarke in eine spezielle Uhr warfen. Mit der fortschreitenden Industrialisierung in der zweiten Hälfte des 19. Jahrhunderts gewann die Kontrolle über die Arbeitszeit immer mehr an Bedeutung, und damit auch die Zeiterfassung. Die Belegschaft erfasste ihre Anwesenheitszeiten beim Betreten und Verlassen des Firmengebäudes. Daraus entwickelten sich verschiedene Systeme und Begriffe wie Stempelkarte, Stempeluhr oder Stechuhr.

Mit dem Aufkommen von Computern wurden statt mechanischer Apparate nun elektronische bzw. digitale Terminals eingesetzt. Dies ermöglichte eine genauere und effizientere Zeiterfassung. Allerdings blieb das grundlegende Prinzip bestehen: Die Zeiterfassung erfolgte vor Ort im Unternehmen, was bei Dienstreisen oder flexiblen Arbeitszeitmodellen wie Home-Office zu Problemen führte. Nacherfassungen wurden mühsam und fehleranfällig, Notizen gingen verloren, Excel-Einträge wurden versehentlich gelöscht oder schlichtweg vergessen.

Während Terminals und Lesegeräte nach wie vor für Unternehmen geeignet sind, in denen hauptsächlich vor Ort gearbeitet wird, sind sie für flexible Arbeitszeitmodelle weniger praktikabel. In diesen Fällen bedarf es einer modernen Lösung, die eine einfache und zuverlässige Zeiterfassung auch außerhalb des Unternehmensstandorts ermöglicht.

Tipp: So geht elektronische Zeiterfassung ganz leicht – mit der richtigen Software!

Zeiterfassung als Multi-Talent

Moderne umfassende Zeiterfassungssysteme sind flexible Multi-Talente, die sich den neuen Arbeitsmodellen leicht und zuverlässig anpassen lassen:

  • beim Terminal bzw. Lesegerät „klassisch“ wie gewohnt am Unternehmensstandort
  • am PC oder Notebook im Büro oder im Home-Office
  • via App am Smartphone unterwegs auf Dienstreisen und zu Kundenterminen.

Die App für Zeiterfassung schafft Flexibilität

Viele Unternehmen nutzen bereits die ersten beiden Varianten, also Terminal oder Desktop. Durch die Einführung einer digitalen Zeiterfassungs-App auf dem Smartphone erhält die Belegschaft die gleiche Flexibilität in der Verwaltung ihrer Arbeitszeiten wie bei den neuen Arbeitsmodellen. Die Akzeptanz des mobilen Tools ist von Anfang an gegeben, da das Smartphone heute unser täglicher Begleiter ist. Es ist die einfachste, komfortabelste und logischste Art, Kommt- und Geht-Zeiten zu buchen.

Darauf sollten Sie bei der App-Auswahl achten

Die Vielzahl an Smartphone-Anwendungen erstreckt sich natürlich auch auf digitalen Zeiterfassungssysteme. Wenn Sie eine Zeiterfassungs-App einführen möchten, sollten Sie an Effizienzgewinne für das gesamte Unternehmen, sowie an Datenschutz denken und daher folgende Kriterien prüfen:

  • Ist die App benutzerfreundlich und intuitiv nutzbar?
  • Kann die App alle Arbeitsmodelle wie Gleit- oder Fixzeit, Voll- oder Teilzeit sowie Home-Office und individuelle Vereinbarungen abbilden?
  • Können Arbeitskräfte und Vorgesetzte ihre Zeitsalden transparent einsehen, inklusive Überstunden oder Urlaubstagen?
  • Bietet die App optionale Funktionen wie Urlaubsanträge, Reise-/Spesenerfassung, Lohnzettel, Krankmeldung oder Zugriff auf wichtige Dokumente aus dem Personalakt?
  • Unterstützt die Zeiterfassung die lückenlose Aufzeichnung und ist sie wahlweise über Lesegerät, Desktop oder Smartphone-App möglich?
  • Gibt es eine Schnittstelle, um Daten nahtlos zur eigenen Zeitwirtschaftssoftware zu übertragen und so Fehler bei der Lohnverrechnung zu vermeiden?
  • Sind die gespeicherten Daten sicher und DSGVO-konform?

Eine professionelle mobile App ermöglicht Ihnen die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften für eine ordnungsgemäße Zeiterfassung. Für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bedeutet dies, dass sie täglich von den Vorteilen profitieren, indem sie administrative Routineaufgaben wie die Zeiterfassung schnell und mühelos über ihr Smartphone erledigen können.

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