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Optimieren Sie Ihren Außendienst – mit Zeiterfassung

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Gerade im Außendienst ist Zeiterfassung eine organisatorische Herausforderung. Doch genau hier ist es wichtig, die einzelnen Stunden und Minuten zu überblicken. Arbeitgeber in dieser Branche müssen die Hürde bewältigen, wenn Ihre Mitarbeiter nicht vor Ort sind. Dabei ist Zeiterfassung im typischen Außendienst-Arbeitsalltag ein essenzielles Instrument, um wertvolle Arbeitszeit richtig zu messen und die Problematik rund um verstreute Mitarbeiter zu lösen.

Außendienst fürs Facility Management – als Beispiel

Facility-Mitarbeiter sind Tag für Tag im Außeneinsatz für ihre Kunden und kümmern sich um die Wartung von Gebäuden oder Ähnlichem. Dabei haben manche Angestellte denselben Arbeitsort, während andere von Kunden zu Kunden fahren. Anders als in vielen anderen Branchen kommen die Mitarbeiter somit nicht täglich in die Firma und stempeln sich zum Arbeitsbeginn ein sowie zum Feierabend wieder aus.

Wie behält man den Überblick darüber, was welcher Mitarbeiter erledigt hat? Und woher weiß man, welche Aufgaben wie viel Zeit in Anspruch nehmen? Um ein rentables Angebot für einen potenziellen Kunden zu erstellen, sind das hilfreiche Informationen, auf die man sich stützen kann.

Hinzu kommt in dieser Branche die Schwierigkeit, dass manche Mitarbeiter unterschiedliche und täglich wechselnde Aufgaben übernehmen. Auch Ausnahmesituationen, die Arbeitskräfte bei der Arbeit behindern, kommen öfter vor als sie sollten. Beispielsweise dauert das Wischen der Büroräume eines Kunden mal wieder länger, weil die Angestellten Überstunden machen und den Mitarbeitern im Weg sind.

Zeiterfassung ganz leicht – mit dem richtigen Tool

Moderne Arbeitszeiterfassung bietet Kleinbetrieben viele Vorteile wie:

  • Präzise Zeitkonten, Projektzeiten, Abwesenheitsplanung & Weiterverarbeitung
  • Einloggen via PC oder Handy möglich
  • Berichtsfunktion
  • Daten gesammelt an einem Ort – Verzicht auf Zettelwirtschaft

 

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Die Lösung: Software zur Zeiterfassung

Eine Arbeits- und Projektzeiterfassung schafft Abhilfe: Krakelige Stundenzettel, verbummelte Daten und unrentable Angebote können vergangenen Tagen angehören. Machen Sie sich die Digitalisierung zum Vorteil und lassen sich von smarten Tools nicht nur Arbeit abnehmen, sondern auch Optimierungsmöglichkeiten aufzeigen. Jetzt ist die Zeit, für mehr Effizienz im Außendienst zu sorgen – durch richtiges Einsetzen Ihrer Ressourcen.

So wie in jeder anderen Branche auch, ist Arbeitszeit im Außendienst ein wertvolles Gut und entsprechend mit hohen Personalkosten verbunden. Der hohe Wert von Arbeitszeit spiegelt sich leider nur selten in der Zeiterfassung wider.

Viele Unternehmen nutzen für ihre Mitarbeiter Stundenzettel, die Pi mal Daumen handschriftlich ausgefüllt werden und wichtige Infos gar nicht enthalten. Besonders die Angabe, wie viel Arbeitszeit eine bestimmte Tätigkeit beansprucht, kommt dabei viel zu kurz. Nicht selten erreichen Sie die Stundenzettel gar nicht oder erst nach mehrmaligem Drängen. Dadurch wird Zeiterfassung zum leidigen Thema für alle Beteiligten. Doch lassen Sie sich von digitalen Zeiterfassungen eines Besseren belehren: Sehen Sie, wie eine Alltagslästigkeit zu einer nebenherlaufenden Routine wird und dabei Ihr Unternehmen voranbringt!

Wie profitieren Sie von einer digitalen Zeiterfassung?

Die Grundfunktion von digitalen Zeiterfassungen ist das simple Ein- und Ausstempeln zum Beginn sowie zum Ende des Arbeitstages. In persönlichen Stundenkonten können Sollstunden für Ihre Mitarbeiter hinterlegt werden. Die meisten Tools bieten neben der Cloudsoftware auch eine App, die sich Ihre Mitarbeiter auf das Smartphone laden. Dadurch wird Zeiterfassung von überall aus möglich – ganz ohne spezielles Gerät oder aufwendigen Installationen. Während Ihre Mitarbeiter die App im Außeneinsatz bedienen, landen alle Daten in Echtzeit bei Ihnen im Büro auf dem PC. So behalten Sie Soll- und Überstunden sowie Pausenzeiten im Blick.

Darüber hinaus bieten Ihnen solche Tools die Möglichkeit, Arbeitszeiten für Aufträge zu erfassen. Dadurch sammeln Sie wichtige Daten für Ihr Unternehmen: Sie sehen, welcher Ihrer Mitarbeiter bei welchem Kunden ist und welche Aufgabe er gerade dort erledigt. Gute Zeiterfassungen erstellen dann aus den gesammelten Daten Berichte für Sie, die Sie anschließend auswerten oder in anderen Tools weiterverarbeiten können.

Als Extra-Feature unterstützen Sie digitale Zeiterfassungen bei der Urlaubsverwaltung. Ihre Mitarbeiter stellen online Abwesenheitsanträge für Krankheit oder Urlaub und Sie genehmigen oder lehnen diese ab. Sie behalten dadurch den Überblick und können Ihre Mitarbeiterplanung entsprechend vornehmen. So sind für Ihre Projekte immer genügend Mitarbeiter vorhanden, aus abgeschlossenen Projekten können Sie ableiten, wie viele Ressourcen Sie tatsächlich brauchen, und mit einer digitalen Zeiterfassung alle Bereiche Ihres Unternehmens optimieren. Zettelchaos und Datenwüsten sind passé!

Manche Lösungen haben auch Schnittstellen zur Software für Lohn- und Gehaltsabrechnung, wie Sage Business Cloud Lohnabrechnung Plus. In diesem Fall können Sie die erfassten Arbeitszeiten direkt als Grundlage für die Lohnabrechnung nutzen und somit Fehler bei der Eingabe vermeiden und Zeit sparen.

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Über die Softwarefirma clickbits GmbH:
Das von den beiden Diplom-Informatikern Thomas Romanek und Moritz Hofmann 2003 als Internet-Agentur gegründete Unternehmen mit Niederlassungen im westfälischen Unna und in Fürth (Franken) ist für die Konzeption und Realisierung anspruchsvoller Onlineprojekte bundesweit bekannt. Seit 2011 ist clockodo das erfolgreiche Kernprodukt der Softwarefirma.

Weitere, nützliche Artikel

Profitieren Sie auch von den Inhalten der folgenden Artikel zum gleichen Thema.

Im Artikel „Der Vorteil für eine Zeiterfassung für Kleinbetriebe“ geht es speziell darum:

  • wie eine Arbeitszeiterfassung funktioniert,
  • wem sie nützt und
  • welche Vorteile sie hat sowie
  • den Bezug zur Lohn- und Buchhaltung.

Lesen Sie auch: Urteil des EUGH zum Thema Zeiterfassung: Arbeitgeber müssen Arbeitszeiten künftig messen

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