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Best Practice Elektronische Zeiterfassung: Der richtige Schritt in die digitale Zukunft

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Regionalbus Leipzig

Unternehmen des Öffentlichen Nahverkehrs (ÖPNV) und natürlich auch private Anbieter stehen vermehrt vor der Herausforderung, geschäftsrelevante Daten, wie beispielsweise Personalinformationen, transparent, flexibel und sicher bereitzustellen – auch wenn Fahrer und Vorgesetzte gerade unterwegs und nicht in der Zentrale sind. Die elektronische Zeiterfassung spielt dabei eine wichtige Rolle und wird mit dem EuGH-Urteil zur Erfassung der Arbeitszeiten wohl Pflicht für alle Unternehmen. Die Regionalbus Leipzig GmbH hat sich dieser Aufgabe gestellt und wichtige Bereiche des Personalwesens, darunter Zeiterfassung und Personalabrechnung, digitalisiert. Wir zeigen, wie das Unternehmen HR-Aufgaben in diesen Bereichen effizienter und kostensparender erledigen kann.

Früher von Pappe: Manuelle Arbeitszeiterfassung

Die Regionalbus Leipzig betreibt den größten Teil des Bus-Regionalverkehrs rund um die Messestadt und hat vier Standorte im Landkreis. Von den über 300 Mitarbeitern in Fahrdienst, Verwaltung und Werkstatt sind rund 230 als Busfahrer angestellt. Um Warenwirtschaft, Rechnungs- und Personalwesen zu automatisieren und hierdurch Aufwand zu minimieren, nutzt das sächsische Unternehmen eine integrierte Unternehmenslösung. Thomas Fröhner, Leiter Organisation, berichtet: „Früher haben wir Pappzeitkarten geführt, auf denen jeder Fahrdienstmitarbeiter seine Arbeitszeiten manuell erfasst hat. Disponenten kontrollierten zudem täglich die Richtigkeit, Mitarbeiter errechneten Zuschläge, Sonderleistungen und mehr per Hand. Anschließend trug eine Mitarbeiterin die Zeiten jeden Monat ebenfalls händisch ein.“ Dieses Vorgehen war nicht nur zeitintensiv, sondern auch fehleranfällig.

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Nach der Entscheidung des EUGH müssen in Zukunft Arbeitszeiten im Unternehmen systemisch erfasst werden. Erfahren Sie, welche Vorteile eine softwaregestützte Zeiterfassung bietet.

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Heute digital: elektronische Zeiterfassung und Ressourcenplanung

Die Zeiterfassung der Regionalbus-Mitarbeiter ist dank Software nun elektronisch, lückenlos und integriert. Wurden Arbeitszeiten zuvor in Viertelstundenschritten erfasst, geschieht dies heute mit der elektronischen Zeiterfassung minutengenau und bereits während des Fahrdienstes. Organisationsleiter Fröhner kommentiert: „Unproduktive Zeiten von bis zu 28 Minuten pro Tag und pro Mitarbeiter wurden so eliminiert. Über ein Kalenderjahr betrachtet ergibt das für den Fahrdienst des Unternehmens – selbst bei einem vorsichtigen Kalkulationsansatz – ein Potenzial von vier Stellen, die in die Personalplanung aufgenommen werden können. Und durch den Wegfall der manuellen Erfassung der Zeiten kommen nochmal mindestens zwei Arbeitstage in den Dispositionen pro Monat dazu.“ Die automatische Datenerfassung trägt zudem zu Qualitätsverbesserungen bei und optimiert die Ressourcenplanung. Als Grundlage können hierbei Ist-Daten, Schichtmodelle, Dienstpläne, Rahmenpläne sowie individuelle Zielvorgaben dienen. So lassen sich auch Mitarbeiter besser in die Arbeitszeitgestaltung einbeziehen.

Ein weiterer HR-Bereich, den die Regionalbus Leipzig GmbH neben der elektronischen Zeiterfassung optimiert, ist die Personalabrechnung. Dies sorgt in diesem Bereich für eine verbesserte Datenübersicht: Reports und Auswertungen unterstützen das Controlling aller Abrechnungs- und Meldedaten.

Mehr Flexibilität und Teilhabe im Mitarbeiterportal

Darüber hinaus stellt der Verkehrsbetrieb relevante Funktionen der Zeitwirtschaft und Lohnabrechnung der Belegschaft über das Mitarbeiterportal zur Verfügung. Das Portal ist bei Regionalbus Leipzig in das betriebliche Intranet eingebunden und läuft seit 2018 über mehrere Infoterminals. Mitarbeiter und Fahrer können ihre Zeiten somit jederzeit einsehen, kontrollieren und um Korrekturen bitten. Auch Urlaube oder Arztbesuche lassen sich einfach planen und eintragen. Darüber hinaus bietet das Mitarbeiterportal zudem die Möglichkeit, Lohnscheine mobil einzusehen, Dokumente auszudrucken oder an die private E-Mail-Adresse weiterzuleiten sowie auf ältere Lohnscheine, Lohnsteuerbescheinigungen und Meldebescheinigungen für die Sozialversicherung zuzugreifen. Die Regionalbus Leipzig GmbH spart hierdurch nicht nur Aufwand, Papier- und Porto-Kosten, sondern profitiert zugleich von der verlässlichen Einhaltung der DSGVO-Richtlinien zum Schutz privater Daten.

Blick in die Zukunft: Elektronische Personalakte als nächster Schritt

Der Betrieb plant nun, ein führendes System für alle HR-Belange zu nutzen. Thomas Fröhner erläutert:

„Wir haben die modernsten Fahrzeuge im Einsatz. Aber ohne die internen Prozesse auf ein zeitgemäßes Niveau hochgezogen zu haben, wirkt das Ganze unglaubwürdig.“

Die Einführung der elektronischen Personalakte – die Verantwortlichen im Unternehmen haben ihre für die Zukunft geplant – könnte diesbezüglich weitere Verbesserungen mit sich bringen. So ließe sich beispielsweise das Foto eines Mitarbeiters digital für den Dienstausweis verwenden. Und auch in puncto Datenschutz bieten sich Vorteile: Eine individuelle Rechteverteilung gewährleistet den sicheren Zugang zur Personalakte und schützt vor unberechtigten Zugriffen. Die Regelungen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) und Aufbewahrungspflichten lassen sich automatisch einhalten, ohne zusätzlichen Aufwand zu verursachen.

Am Beispiel der Regionalbus Leipzig GmbH zeigt sich: Der Einsatz einer modularen HR-Software, integriert in eine Unternehmenslösung, unterstützt Firmen, Prozesseffizienz zu verbessern und Datentransparenz zu steigern. Dementsprechend lautet auch das Fazit von Organisationsleiter Thomas Fröhner mit Blick auf die Implementierungsphase in seinem Haus: „Das war ein gutes Projekt, mit hoher Einsatzbereitschaft aller Beteiligten.“

EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung

Ein Grundsatzurteil des Europäischen Gerichtshof (EuGH) vom Mai 2019 stößt in Deutschland auf geteiltes Echo: Alle Unternehmen müssen künftig nicht nur die Überstunden aufzeichnen, sondern die kompletten Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter dokumentieren. Dies führt zu einer signifikanten Anpassung der Arbeitszeitverodnung. Denn: Folgt die Bundesregierung der Umsetzung des EUGH-Urteils, dann könnte sie jeden Arbeitgeber verpflichten, für alle Mitarbeiter die Stempeluhr bzw. Zeiterfassung einzuführen.

Arbeitnehmer sind begeistert, Arbeitgeber fürchten Mehrkosten. Die einen sehen darin eine Gefährdung von „New Work“ und die Rückkehr zum „Dienst nach Vorschrift“. Die zentrale Frage hierbei ist: Schafft das Grundsatzurteil tatsächlich ein neues Bürokratiemonster? Oder sind die darin formulierten Anforderungen zur Arbeitszeitdokumentation mit digitalen Zeiterfassungssystemen problemlos abbildbar?

Wenn Betriebe ihre Arbeitszeiterfassung tatsächlich noch mit handschriftlichen Stundenzetteln erledigen, den ein Vorgesetzter abzeichnet und der in der Personalabteilung erfasst werden muss, dann führt das EuGH-Urteil tatsächlich zu mehr Verwaltungsaufwand. Eleganter ist es, wenn die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten elektronisch dokumentieren und diese Daten anschließend direkt in nahtlos digitale Verarbeitungsprozesse einspeisen. Derartige Gesetzesänderungen wie das EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung könnten insofern Anlass sein, die eigenen Prozesse zu hinterfragen und die Digitalisierung von Betrieben auch im Personalbereich weiter voranzutreiben.

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