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Flexible Budgetierung in Krisenzeiten

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Budgetierung Corona

Die Corona-Pandemie zeigt einmal mehr: In unsicheren Zeiten müssen sich Unternehmen auf unterschiedliche Budget-Szenarien vorbereiten. Lesen Sie, wie Sie auch bei ständig wechselnden Geschäftsbedingungen umsichtig budgetieren können.

Noch immer leiden viele Unternehmen unter den Auswirkungen der Corona-Pandemie. Im Arbeitsalltag manifestiert sich die Krise etwa bei Störungen in etablierten Lieferketten oder veränderten Workflows wegen der Arbeit aus dem Homeoffice. Zudem können Vertriebskanäle einbrechen, weil Kundentermine und Fachmessen nicht durchgeführt werden können, die Kunden im Shop fehlen oder Investitionen nicht getätigt werden. Die Folge: erschwerte Budgetplanung.

Zwar können Unternehmen COVID-Kredite beantragen, Kurzarbeit einführen oder Steuern aufschieben, um die (akutesten) wirtschaftlichen Folgen des Coronavirus abzufedern; dennoch sind Liquiditätsengpässe nach wie vor möglich. Denn mit wechselnden Lockerungen und Verschärfungen von Massnahmen in den Kantonen und Ländern verändert sich jeweils auch das Verhalten der Kunden: Musste das Einkaufen in Geschäften, Restaurantbesuche oder die Reisetätigkeiten einmal eingeschränkt werden, ziehen die Konsumationen nur schwerfällig wieder an. Nicht jedes Unternehmen ist in der Lage, sein Geschäft mit einem Onlineshop anzukurbeln.

Budgetierung in unsicheren Zeiten

Gerade bei einer wirtschaftlichen Talfahrt, bei der die dringend benötigten Rücklagen fehlen, stellen sich fundamentale Fragen:

  • Wie sieht eine angemessene Budgetierung aus?
  • Welche Investitionen sind sinnvoll und notwendig?

In dieser Situation die richtigen Entscheidungen zu treffen, ist eine grosse Herausforderung. Keiner weiss, wie sich die Lage in den nächsten Tagen, Wochen oder Monaten entwickeln wird. Das macht eine langfristig verbindliche Budgetplanung derzeit praktisch unmöglich.

Tipps für eine krisenfeste Budgetierung

So schwer es auch fallen mag: Den Kleinunternehmern bleibt derzeit nichts anderes übrig, als den Drahtseilakt zu vollbringen, zur richtigen Zeit zu investieren oder ad hoc auf die Budgetbremse zu treten. Folgende Massnahmen helfen:

  1. Mehrere Budget-Szenarien entwickeln

Das Antizipieren verschiedener Szenarien ist für Unternehmerinnen und Unternehmer nichts Neues. Jedoch erscheint es aktuell sinnvoll, weit mehr Szenarien ins Kalkül zu ziehen als bisher. Idealerweise wird für jede Eventualität, kurz- wie langfristig, ein handfestes Budget entwickelt. Mögliche Fragen, die aktuell in die einzelnen wirtschaftlichen Szenarien einfliessen, sind zum Beispiel:

  • Was passiert bei einem weiteren nationalen Lockdown?
  • Was passiert bei einem Lockdown in der eigenen Region?
  • Was passiert bei erneuten Grenzschliessungen?
  • Was ist zu erwarten, wenn die Infektionszahlen wieder sinken und ein geringes Lockdown-Risiko besteht?
  • Was passiert, wenn die Infektionszahlen im eigenen Unternehmen steigen und eine Betriebsschliessung droht?
  • Was, wenn in absehbarer Zeit ein Impfstoff zur Verfügung steht und eine erfolgreiche Immunisierung der Bevölkerung in greifbare Nähe rückt?

Mit den richtigen Antworten auf diese Fragen können Sie in unterschiedlichen Situationen immer einen Masterplan aus der Schublade ziehen. So bleiben Sie handlungsfähig, wenn etwa kurzfristige Supply-Chain-Störungen auftreten, wenn die Mitarbeitenden von der Büropräsenz ins Homeoffice wechseln, Kundennachfragen einbrechen, Materiallieferungen ausbleiben oder die Anzahl der erkrankten Mitarbeitenden überdurchschnittlich hoch ist. Sie sind aber auch darauf vorbereitet, wenn sich die wirtschaftliche Lage wieder zum Positiven wendet und die Nachfrage nach den eigenen Produkten steigt. Je vielfältiger Unternehmer vorausdenken, desto agiler bleiben sie in der Umsetzung ihrer Pläne. 

  1. Kurswechsel vornehmen: Von bottom-up zu top-down

Bei allen Vorteilen, die ein Bottom-up-Planungsprozess mit sich bringt: In Krisen lohnt sich die Top-down-Budgetierung. Dasselbe gilt fürs Erstellen mehrerer Pläne, um die unterschiedlichen Szenarien abzubilden. Zwar wird eine derartige Kurswende in manchen Organisationen als rückschrittlich aufgefasst. Doch bietet der Top-down-Ansatz in unsicheren Zeiten Vorteile:

  • Pläne können Dank weniger Iterationsstufen und gezielter Abstimmung schneller erstellt werden.
  • Die Organisation kann flexibler reagieren, wenn sich Bedingungen innerhalb kürzester Zeit verändern. 
  1. Eine rollende Budgetplanung vornehmen

Ein weiterer wichtiger Schritt, um die Unternehmenssteuerung anzupassen und agiler zu gestalten, ist eine rollende Planung. Sprich: Pläne werden regelmässig und situationsbedingt aktualisiert und fortgeführt. Trotz grösserem Aufwand überwiegen die Vorteile. Denn essenzielle Unternehmenskennzahlen (beispielsweise hinsichtlich Liquidität) können aktuell gehalten und nach vorne prognostiziert (Szenarien) werden. 

  1. Den Faktor Zeit im Blick behalten

Dank einer rollenden Planung und dem Denken in Szenarien können Kleinunternehmer sehr flexibel auf unvorhergesehene Entwicklungen reagieren. Budgets sind so nicht langfristig gebunden und können schnell zur Verfügung gestellt werden. Umso schneller können sie zum Beispiel Budgets für das Recruiting neuer Mitarbeiter oder für verstärkte Marketingmassnahmen freigeben, sobald sich die Situation verbessert. Insbesondere die Nachvollziehbarkeit und Prognose der Cashflow-Entwicklungen in Echtzeit kann entscheidend sein.

Fazit

Die Implementierung geeigneter Budgetierungsansätze hilft, ein Unternehmen gut gewappnet durch Krisenzeiten zu steuern. Die Top-down-Ausrichtung sowie ein auf Werttreiber basierendes Budgetsystem verschafft Unternehmen die notwendige Effizienz im Budgetierungsprozess. Gleichzeitig verhelfen ein rollender Planungsansatz und das Denken in Szenarien Flexibilität, um das für den jeweiligen Umstand passende Budget anzuwenden. Mit diesen Massnahmen sowie mit einer passenden Buchhaltungssoftware schafft Ihr Unternehmen den Weg aus der Krise und einen gelungenen Neustart.

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