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Digitalisierungsstrategie im KMU – Teil 1: Die Vorbereitung

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Digitalisierungsstrategie

Um die Digitalisierung in einem KMU voranzutreiben, braucht es eine Digitalisierungsstrategie. 4 Tipps, wie man die digitale Transformation vorbereitet.

Die Vorteile der Digitalisierung sind unbestritten. Doch welches sind die Voraussetzungen, damit sie im eigenen Unternehmen auch wirklich gelingt? Wie bereitet man diesen einschneidenden und wichtigen Schritt in Richtung Zukunft vor? Statt willkürlich verschiedene Massnahmen einzuleiten und loszulegen, bedarf es einer Digitalstrategie, die zum KMU passt. Oftmals bleibt aber unklar, wie die Digitalstrategie für das Unternehmen aussehen könnte. In unserem zweiteiligen Blogbeitrag zeigen wir, wie Sie die Digitalisierung angehen und umsetzen können. Im 1. Teil stehen die Vorbereitungen für die Digitalstrategie im Fokus.

  1. Die Frage nach dem «Warum» und «Wann»

Effizientere Prozesse, mehr Produktivität, motivierte Mitarbeitende, tiefere Kosten – die zahlreich belegten Nutzen der Digitalisierung beantworten das «Warum» schon ausreichend. Dennoch lohnt es sich, zuerst einmal zu überlegen, wie Digitalisierung im eigenen Unternehmen aussehen könnte. Welche Vorteile könnten digitalisierte Prozesse konkret bieten? Versuchen Sie, folgende Fragen aus der Praxis zu beantworten:

  • Wie wird es aussehen, wenn die Mitarbeitenden in der Cloud zusammenarbeiten? Welche Vorteile ergeben sich daraus? Welche bestehenden Probleme können damit eliminiert werden?
  • Welche Vorteile hätte ein Onlineshop? Wo liegen die Benefits, wenn die Bestellprozesse nicht mehr hauptsächlich per Telefon, Fax oder E-Mail getätigt und mittels Excel-Liste verwaltet werden – sondern zu einem Teil von den Kunden selbst erledigt werden?
  • Könnten digitale Hilfen wie zum Beispiel ein FAQ-Bereich auf der Website oder ein Chatbot die vielen typischen, häufig gestellten Fragen der Kunden mit weniger Aufwand beantworten?
  • Wo und wie sollte der Vertrieb weiterhin als Ansprechpartner für Beratungen bereitstehen?
  • Welche Vorteile bringen neue Prozesse, Workflows und Geschäftsmodelle, die durch eine Digitalisierung möglich werden?

Solche und ähnliche Vorüberlegungen erleichtern den Einstieg in die digitale Transformation und geben Antwort auf die Frage, in welchem Bereich des Unternehmens sich die Digitalisierung am leichtesten umsetzen lässt – oder wo sie den grössten Effizienzgewinn bringt. Grundsätzlich gilt: Digitalisierung ist heute längst nicht mehr nur ein Thema für die Technologiebranche. Sie geht jedes Unternehmen und jede Organisation etwas an.

Das «Wann» lässt sich schnell und eindeutig beantworten: Abwarten ist nicht die beste Option, will man nicht im Wettbewerb abgehängt werden. Gerade in der Corona-Pandemie hat sich gezeigt, dass digital gut aufgestellte Betriebe meist schneller auf unerwartete Veränderungen reagieren können als Unternehmen mit tieferer digitaler Reife. Ein Unternehmen ist im Vorteil, wenn es zum Beispiel Kundentermine jederzeit per Videokonferenz durchführen kann, wenn Mitarbeitende problemlos ins Homeoffice ausweichen können oder wenn Kunden nicht nur im Ladengeschäft, sondern auch im Onlineshop einkaufen können. Unternehmen mit hoher digitaler Reife sind somit besser gewappnet gegen einschränkende Massnahmen und schaffen auch den Neustart nach der Krise leichter.

  1. Eine Digital-Chefin oder einen Digital-Chef bestimmen – und Expertise einkaufen

Digitalisierung geschieht im Unternehmen nicht nebenbei. Um erfolgreich zu sein, braucht sie vom ersten Schritt an die volle Aufmerksamkeit. Deshalb sollte der Wandel zu digitalisierten Geschäftsprozessen und der Einsatz neuer Technologien kein halbherzig angegangenes Nebenprojekt sein. Die Verantwortung liegt bei der Geschäftsführung, die idealerweise einen Digital-Chef oder eine Digital-Chefin im Unternehmen ernennt, zum Beispiel als CDO (Chief Digital Officer). Es ist ratsam, eine Person mit dieser Aufgabe zu betrauen, die in ihrer beruflichen Karriere bereits ein Unternehmen oder einzelne Bereiche digitalisiert hat und die notwendige IT-Expertise mitbringt.

Fehlen entsprechende digitale Kompetenzen innerhalb des Unternehmens, lohnt es sich, Fachkräfte einzustellen – oder diese Expertise von extern ins Haus zu holen. Achten Sie bei externen Beratern darauf, dass diese neben digitalem Know-how auch ausreichend Verständnis für Ihr Kerngeschäft, Ihre Branche und Ihre Kunden mitbringen.

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  1. Ganzheitlich denken und alle an Bord holen

Es wäre ein Fehler, Digitalisierung etwa nur als Thema der IT- oder Marketing-Abteilung zu betrachten. Tatsächlich betrifft Digitalisierung das ganze Unternehmen. Werden analoge Prozesse, die heute unter Verwendung vieler Papierdokumente abgewickelt werden, in rein digitale Prozesse und Workflows transformiert, hat dies Auswirkungen auf grosse Teile des Unternehmens. Daher ist es wichtig, von Anfang an alle Abteilungen und Mitarbeitenden in die strategischen Vorüberlegungen miteinzubeziehen. Ein Kernteam mit VertreterInnen aller Unternehmensbereiche wie zum Beispiel Marketing, Vertrieb und Produktteam etc. sorgt dafür, dass alle Kompetenzen und entsprechenden Sichtweisen bei der Planung der einzelnen Digitalisierungsschritte berücksichtigt werden.

  1. Mitarbeitende motivieren – und einige als Digital-BotschafterInnen einsetzen

Bei der Digitalisierung geht es naturgemäss um Technologie und Software. Doch können diese technischen Faktoren ihr Potenzial nur entfalten, wenn die daran beteiligten Personen mitziehen. So nützt zum Beispiel die Cloud nur wenig, wenn die Mitarbeitenden sie nicht nutzen. Oder das neue, effiziente Projekt-Tool bringt kaum mehr Effizienz, wenn es brach liegt und die Team-Mitglieder die Projekte nicht über die neue digitale Plattform organisieren.

In jedem Unternehmen gibt es Mitarbeitende, die gegenüber digitalen Technologien aufgeschlossen sind und solche, die technologischen Veränderungen eher zurückhaltend gegenüberstehen. Es ist deshalb die richtige Strategie, vor allem die digital-affinen Mitarbeitenden für den Digitalisierungsstart mit ins Boot zu holen. Sie können dann als Botschafter und Botschafterinnen in ihren Abteilungen wirken und andere unterstützen. Sie sorgen für eine aufgeschlossene Stimmung gegenüber der Digitalisierung. Langfristig sollten aber alle Mitarbeitenden digital arbeiten und denken. Sobald sich erste positive Veränderungen in der Praxis zeigen – etwa mit Zeitersparnis, mehr Zufriedenheit bei den Kunden oder Erleichterungen im Arbeitsalltag – wird es einfacher, die eher skeptisch eingestellten Kolleginnen und Kollegen zu überzeugen.

Fazit: Vorüberlegungen bringen die Digitalisierung auf die richtige Spur

Stellen Sie die richtigen Fragen, bündeln Sie die nötigen Kompetenzen und bringen Sie die richtigen Menschen zusammen, um den Erfolg der Digitalisierung schon in den ersten Schritten zu sichern. Damit wird Digitalisierung nicht zum Selbstzweck, sondern zum echten Helfer in der Praxis. Wie es mit der Umsetzung weitergeht, lesen Sie im Beitrag: «Wie entsteht eine Digitalstrategie? Teil 2: Umsetzung».

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