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Was muss eine Lohnsoftware können?

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Lohnsoftware

Worauf Sie bei der Evaluation einer Lohnsoftware achten sollten, um in Ihrem Unternehmen die Löhne effizient, fehlerlos und ohne Papierkram zu erledigen. Die 12 wichtigsten Aspekte.

Digitalisierung ist – wie bei anderen Vorgängen im Unternehmen – auch bei der Lohnabrechnung die richtige Strategie. Die passende Lohnsoftware kann einen hohen Effizienzgewinn bringen und Ressourcen schonen. Besonders, wenn die Firma wächst und mehr Mitarbeitende und somit auch mehr Backoffice-Funktionen hinzukommen, müssen auch die Prozesse für die Lohnabrechnungen angepasst werden. Eine effiziente Lohnsoftware bringt bereits ab dem ersten Mitarbeiter oder der ersten Mitarbeiterin Vorteile. Nicht nur betreffend Effizienz, sondern auch in der Datenqualität: Denn für Kleinunternehmer, die zusätzlich zu ihrem Tagesgeschäft auch Mitarbeiterdaten verwalten und behördliche Vorschriften erfüllen müssen, kann der plötzliche Mehraufwand für die Lohnabrechnung auch neue Risiken und Fehlerquellen mit sich bringen.

Die Vorteile der digitalen Lohnabrechnung

Mit der digitalen Lohnabrechnung werden doppelte Eingabevorgänge wie etwa für Mitarbeiterdaten, Lohnstufen, Leistungsbezüge, Abzüge, etc. unnötig. Wenn beispielsweise eine neue Sozialleistung für eine Mitarbeiterin erfasst wird, wird der Lohnabzugsbetrag automatisch ermittelt und fortan verwendet. Die richtige Lohnsoftware unterstützt bei der korrekten Erfassung der Abzüge, der Berechnung von Ferien, Provisionen sowie Schichtarbeit und vereinfacht das einheitliche Lohnmeldeverfahren (ELM).

Die elektronische Lohnabrechnung hat zudem den Vorteil, dass weniger Administration und Papierkram entstehen. Schliesslich sind die Lohn- und Personaldaten in derselben Datenbank gespeichert, sodass sie jederzeit verfügbar sind und entsprechende Belege nicht ausgedruckt werden müssen. Lohnabrechnungen können dank entsprechender Vorkehrungen im Versand auch auf elektronischem Weg den Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt werden.

Die 12 wichtigsten Kriterien für Lohnsoftware

Wirtschaftliches Wachstum bringt neben einem vergrösserten Aufwand bei der Lohnabrechnung auch ein höheres Fehlerpotenzial mit sich. Deshalb sollten die internen Prozesse und die Handhabung der Lohnabrechnungen insbesondere bei Expansion der Firma unter die Lupe genommen werden. Falls einzelne Schritte in der Lohnbuchhaltung noch analog ausgeführt werden, ist eine Überprüfung der Abläufe umso wichtiger. Mit der Analyse können Sie genauer ermitteln, in welchen Bereichen aktuelle und künftige Geschäftsanforderungen nicht erfüllt werden. Folgende Aspekte sollten Sie in Ihre Überlegungen einfliessen lassen. Sie veranschaulichen Ihnen, auf was Sie achten und welche Fragen Sie sich stellen sollten:

1. Unternehmensstruktur

Können Sie in Ihrem aktuellen Lohnsystem Codes zuweisen, die Ihre Unternehmensstruktur genau widerspiegeln (z. B. mehrere Standorte, Aufträge, Projekte, usw.)?

2. Zahlungsrichtlinien

Wie sind die verschiedenen Lohnarten definiert? Können die Lohnarten für alle Zahlungs- und Vergütungsrichtlinien individuell für alle Mitarbeitenden und Auftragnehmer genau definiert werden? Können Sie bei Bedarf eigene Lohnarten hinzufügen?

3. Erfassung und Bearbeitung von Arbeitszeiten

Können Sie Daten anhand von Zeiterfassungsvorlagen und/oder Schnittstellen zu externen Zeiterfassungssystemen einfach und präzise erfassen und bearbeiten? Dieser Punkt ist beispielsweise wichtig bei regulärer Arbeitszeit, Überstunden, Krankheits- und Ferientagen, Zeitgutschriften sowie Projektzuordnungen.

4. Arbeitszeitkonten und Anwesenheitserfassung

Können Sie die Abwesenheitszeiten (v. a. Ferien- und Krankheitstage) der Mitarbeitenden akkurat, einfach und flexibel ermitteln? Wie sieht das bei aufgelaufenen, bezogenen und verfügbaren Zeitguthaben der einzelnen Mitarbeitenden aus? Können Sie diese Zeitguthaben entsprechend der unterschiedlichen Vertragsarbeitszeiten nachverfolgen und ausgeben lassen?

5. Abzüge

Haben Sie in Ihrem derzeitigen System die Möglichkeit, für jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter Lohnabzüge zu definieren? Sind Sie in der Lage, die Abzüge einfach und flexibel mit Regeln wie Einzugsfrequenz, Berechnungsmethoden und Rückstandsgrenzen zu verwalten?

6. Bearbeitung von Lohnabrechnungen

Können Sie schnell und präzise Brutto-zu-Netto-Berechnungen durchführen, bei denen Verdienste, Abzüge und Steuerabzüge berücksichtigt werden? Und können Sie anschliessend anhand der Ergebnisse Lohnabrechnungen für den aktuellen Zahlungszeitraum generieren?

7. Steuerabzüge

Unterstützt Ihr System die kantonalen Steuervorgaben in vollem Umfang? Lassen sich Änderungen und Neuerungen leicht einpflegen? Wie gut unterstützt Ihr System Änderungen in Bezug auf Boni, Provisionen, Schichtarbeit, Lizenzgebühren, usw.?

8. Einheitliches Lohnmeldeverfahren ELM

Unterstützt ihr gegenwärtiges System das einheitliche Lohnmeldeverfahren ELM, um die Lohndaten Ihrer Mitarbeitenden an verschiedene Stellen wie Ausgleichskasse, Versicherer, Kantonale Steuerverwaltungen oder dem Bundesamt für Statistik zu melden? Die elektronische und verschlüsselte Meldung dieser Daten ist effizienter, weniger fehleranfällig und sicherer als die manuelle Meldung.

9. Abschlüsse

Generieren Ihre Prozesse für Quartals- und Jahresendabschlüsse alle erforderlichen Informationen? Diese können für Reports, Steuerformulare oder Quartals- und Jahresabschlussrechnungen wichtig sein.

10. Reporting

Welche Daten lassen sich aus dem gegenwärtigen System beziehen? Würde Ihr Unternehmen von individuell angepassten Berichten und Standardkennzahlen (KPIs) profitieren?

11. Sicherheit

Wie steht es mit der Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit Ihrer Datensicherheitsmassnahmen? Sind Ihre Daten passwortgeschützt? Ist der Zugang zu den Mitarbeiterdatensätzen durch Zugriffsrechte eingeschränkt? Ist Ihre Datenbank verschlüsselt, damit keine unbefugten Nutzer über Anwendungen von Drittanbietern auf Ihre Lohnabrechnungsdaten zugreifen können?

12. Anpassung

Wie leicht lässt sich Ihr aktuelles System an die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen? Können Sie benutzerdefinierte Felder, Fenster, Menüs, Datentabellen und Berichte erstellen?

Haben Sie einzelne oder mehrere Fragen mit Nein beantwortet? Dann sollten Sie einen Wechsel der Lohnsoftware in Erwägung ziehen. Sage-Lösungen decken alle oben genannten Punkte ab, gerne beraten wir Sie. CTA