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Interne Lohnabrechnung oder Steuerberater – Was ist die beste Lösung?

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Mann mit Schirm

Wachsende Unternehmen benötigen mehr Mitarbeiter und Backoffice-Funktionen. Auch sind Systeme zur Prozessoptimierung sinnvoll, die mit ihnen mitwachsen. Für Kleinunternehmer, die zusätzlich zu ihrem Tagesgeschäft auch Mitarbeiterdaten verwalten und behördliche Vorschriften erfüllen müssen, kann der plötzliche Mehraufwand neue Risiken bedeuten. Denn wirtschaftliches Wachstum bringt, insbesondere bei der Lohnabrechnung, auch ein höheres Fehlerpotenzial mit sich.

Deshalb sollten Sie bei der Expansion Ihres Unternehmens Ihre internen Prozesse und die Handhabung der Lohnabrechnung von A bis Z überdenken.

Digitalisierung als Strategie

Wie bei anderen Unternehmensbereichen auch, bietet sich die Digitalisierung als Strategie an. So können Sie die folgenden lästigen Schritte der Lohnabrechnung optimieren:

  • Keine doppelte Dateneingabe: Denn Änderungen an Personal- oder Lohndaten müssen nur einmal erfasst werden. Dadurch entfallen Fehler sowie die wiederholte Eingabe von Mitarbeiterdaten, Lohnstufen, Leistungsbezügen und Abzügen.
  • Weniger Papierkram: Da Lohn- und Personaldaten in derselben Datenbank gespeichert sind, fällt unnötige Büroarbeit weg. Wenn beispielsweise eine neue betriebliche Sozialleistung für einen Mitarbeiter erfasst wird, kann der Lohnabzugsbetrag im Rahmen des Leistungsplans automatisch ermittelt werden.

Stellen Sie sich jetzt mit den passenden Strukturen und Prozessen auf. Somit können Sie sich Probleme ersparen, die in wachsenden Unternehmen üblich und mit sehr viel Arbeit und Aufwand verbunden sind. Auch bei der Frage, ob Sie Ihre Lohnabrechnung weiter intern erledigen oder vom Steuerberater durchführen lassen, sollten Ihre Unternehmensziele klar im Mittelpunkt stehen. Auf diese Weise können Sie eingrenzen, wie sich die Lohnbuchhaltung optimal organisieren lässt, um Ihr Unternehmenswachstum zu unterstützen.

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Analyse Ihres aktuellen Lohnabrechnungssystems

Bevor Sie mit der Suche nach einer neuen Lohnabrechnungssoftware beginnen, sollten Sie die Funktionen Ihrer aktuellen Software und Ihre derzeitigen Abläufe analysieren. Somit können Sie genauer ermitteln, in welchen Bereichen aktuelle und künftige Geschäftsanforderungen nicht erfüllt werden. Dies wiederum hilft Ihnen bei der Ausrichtung Ihrer Managementstrategie für die Lohnabrechnung.

11 wichtige Effizienzaspekte bei der Lohnabrechnung

Folgende Aspekte sollten Sie in Ihre Überlegungen und Analyse einfließen lassen. Denn sie veranschaulichen Ihnen, auf was Sie achten und welche Fragen Sie sich stellen sollten:

1. Unternehmensstruktur

Können Sie mit Ihrem aktuellen System Codes zuweisen? Codes, die Ihre Unternehmensstruktur genau widerspiegeln, wie mehrere Standorte, Aufträge, Projekte usw.?

2. Zahlungsrichtlinien

Wie Sind die Lohnarten definiert? Geben sie Ihre Zahlungs- und Vergütungsrichtlinien für jeden Mitarbeiter und Auftragnehmer genau wider? Können Sie bei Bedarf eigene Lohnarten hinzufügen?

3. Erfassung und Bearbeitung von Arbeitszeiten

Können Sie Daten anhand von Zeiterfassungsvorlagen und/oder Schnittstellen zu externen Zeiterfassungssystemen einfach und präzise erfassen und bearbeiten? Dieser Punkt ist wichtig bei z.B. regulärer Arbeitszeit, Überstunden, Krankheits- und Urlaubstagen, Zeitgutschriften sowie Projektzuordnung.

4. Arbeitszeitkonten und Anwesenheitserfassung

Können Sie die Abwesenheitszeiten der Mitarbeiter wie Urlaubs- und Krankheitstage akkurat, einfach und flexibel ermitteln? Wie sieht das bei aufgelaufenen, genommenen und verfügbaren Zeitguthaben der einzelnen Mitarbeiter aus? Können Sie diese Zeitguthaben entsprechend der unterschiedlichen Vertragsarbeitszeiten nachverfolgen und ausgeben lassen?

5. Abzüge

Haben Sie in Ihrem derzeitigen System die Möglichkeit, für jeden Mitarbeiter Lohnabzüge zu definieren? Darunter fallen z. B. Versicherungsbeiträge, Darlehensrückzahlungen, Gewerkschaftsbeiträge, Pfändungen, Kinderfreibeträge, Kirchensteuer und gemeinnützige Beiträge. Sind Sie in der Lage, die Abzüge einfach und flexibel mit Regeln wie Einzugsfrequenz, Berechnungsmethoden und Rückstandsgrenzen zu verwalten?

6. Bearbeitung von Lohnabrechnungen

Können Sie schnell und präzise Brutto-zu-Netto-Berechnungen durchführen, bei denen Verdienste, Abzüge und Steuerabzüge berücksichtigt werden? Und können Sie anschließend auch anhand der Ergebnisse Lohnzettel bzw. Gehaltsabrechnungen für den aktuellen Zahlungszeitraum generieren?

7. Steuerabzüge

Unterstützt Ihr System die bundesweiten und landesspezifischen Steuertabellen in vollem Umfang? Lassen sich Änderungen und Neuerungen leicht einpflegen? Wie gut unterstützt Ihr System Steuertabellen in Bezug auf Boni, Provisionen, Lizenzgebühren usw.? Wie verfahren Sie mit Vorsteuerabzügen?

8. Abschlüsse

Generieren Ihre Prozesse für Quartals- und Jahresendabschlüsse erforderliche Informationen? Diese sind für die Berichte, Steuerformulare und andere Quartals- und Jahresabschlussdaten wichtig.

9. Reporting

Würde Ihr Unternehmen von individuell angepassten Berichten und Standardkennzahlen (KPIs) profitieren?

10. Sicherheit

Wie ist es um die Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit Ihrer Datensicherheitsmaßnahmen bestellt? Sind Ihre Daten passwortgeschützt? Ist der Zugang zu Ihren Mitarbeiterdatensätzen durch Benutzerzugriffsrechte eingeschränkt? Ist Ihre Datenbank verschlüsselt, damit keine unbefugten Nutzer über Produkte von Drittanbietern auf Ihre Lohnabrechnungsdaten zugreifen können?

11. Anpassung

Wie leicht lässt sich Ihr aktuelles System an Ihre spezifischen Anforderungen anpassen? Können Sie benutzerdefinierte Felder, Fenster, Menüs, Datentabellen und Berichte erstellen?

Interne Lohnabrechnung oder Steuerberater: Welche Strategie ist besser?

Sicherlich möchten Sie die Lohnabrechnung in Ihrem Kleinunternehmen sinnvoll organisieren. Dabei überlegen Sie vermutlich, ob Sie nur Ihre Prozesse optimieren oder grundsätzlich den Umgang Ihres Unternehmens mit sensiblen Daten und wiederkehrenden Aufgaben transformieren wollen. Hierbei gibt es zwei Lösungsvarianten:

1) Entweder Sie arbeiten intern mit einer Lohnabrechnungssoftware oder

2) Sie beauftragen einen Steuerberater oder ein Lohnbüro mit der Lohnabrechnung.

Interne Lohnabrechnung mittels Softwarenutzung

Hierbei führen Sie Ihre Lohnabrechnung und alle damit zusammenhängenden Prozesse intern durch. Dabei drucken Sie auch Ihre Lohnzettel, Berichte und Formulare intern und erledigen die Direktüberweisungen und Lohnsteuerzahlungen selbst. Cloud-basierte Lohnabrechnungslösungen als Software-as-a-Service (SaaS) laufen in der Regel über einen Abovertrag. Dieser deckt den Softwarekauf und einen jährlichen Supportvertrag für Softwareverbesserungen, Aktualisierungen von Steuertabellen und technische Beratung ab.

Steuerberater

Ein Steuerberater, den Sie in der Regel persönlich kennen oder der Ihnen empfohlen wird, bearbeitet Ihre Lohnabrechnungen. Auch kümmert er sich um die Steuererklärung und druckt Ihre Jahresabschlussberichte. Die Dienstleistungen des Steuerberaters sind kostenpflichtig. Für hochspezialisierte Berichte oder optionale Leistungen können zusätzliche Gebühren anfallen.

Beide Alternativen im Vergleich

Unsere Infografik zu den Alternativen „interne Lohnabrechnung“ und „Steuerberater“ gibt Ihnen eine gute Übersicht:

Fazit

Ihre Entscheidung sollte auch darauf basieren, ob die Kontrolle über die Mitarbeiterdaten für Sie Priorität hat. Zudem ist wichtig, wie sehr Sie den Personalaufwand bei diesen Aufgaben für sich reduzieren möchten.

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