Beschreibung im Lexikon

Vorschuss

Vorschuss: korrekte Abrechnung von Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträgen

Als Vorschuss bezeichnet man eine Vorauszahlung des Arbeitgebers an seinen Arbeitnehmer. Das Arbeitsentgelt, das diesem dabei ausgezahlt wird, hat der Mitarbeiter noch nicht verdient. Sobald die eigentliche Vergütung fällig wird (z. B. im Folgemonat), wird der Vorschuss mit dieser Forderung verrechnet. Ein Beispiel: Der Arbeitnehmer bittet seinen Arbeitgeber im Oktober um eine Abschlagszahlung auf den November-Lohn, um seine Autoversicherungsprämie zahlen zu können. Die Lohnzahlung im November wird schließlich um den Betrag der Vorauszahlung gemindert.

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Rechtsanspruch auf einen Vorschuss

In aller Regel besteht kein Anrecht des Arbeitnehmers auf eine Vorauszahlung – bei einem entsprechenden Wunsch ist er auf den guten Willen des Arbeitgebers angewiesen. Eine Ausnahme hiervon kann allerdings im Rahmen der Fürsorgepflicht des Arbeitgebers geben: Gerät der Arbeitnehmer in eine unvorhergesehene Notlage, für die er auf die vorgezogene Lohnzahlung zwingend angewiesen ist, kann ein Rechtsanspruch entstehen. Außerdem können Betriebsvereinbarungen oder Tarifverträge entsprechende Regelungen vorsehen.

Lohnsteuerliche Behandlung des Vorschusses

Im Bereich der Lohnsteuer gilt das Zuflussprinzip. Dieses besagt, dass bei jeder Lohnzahlung an den Arbeitnehmer die Lohnsteuer einzubehalten ist. Dies gilt auch für eine Vorauszahlung. Der Arbeitgeber ist also zunächst verpflichtet, den darauf entfallenden Lohnsteuerbetrag einzubehalten und an das Finanzamt abzuführen.

Allerdings gibt es vom Zuflussprinzip auch eine Ausnahme. Dauert der Lohnabrechnungszeitraum nicht mehr als fünf Wochen und wird die schlussendliche Lohnabrechnung spätestens drei Wochen nach Beendigung dieses Zeitraums durchgeführt, so muss bei der Auszahlung des Vorschusses keine Lohnsteuer einbehalten werden. In diesem Fall ist bei der Lohnabrechnung die Lohnsteuer vom gesamten Gehaltsbetrag zu berechnen, auch wenn dank des Vorschussabzugs nur noch ein Teil davon zur Auszahlung kommt.

Sozialversicherungsbeiträge auf den Vorschuss

Der Vorschuss ist auch beitragspflichtig. Allerdings sind die Sozialversicherungsbeiträge erst dann zu zahlen, wenn die gegenüberstehende Arbeit auch tatsächlich geleistet wurde. Erarbeitet der Arbeitnehmer den Lohnanspruch für die Vorauszahlung also erst im darauffolgenden Monat, so sind auch erst dann die Beiträge abzuführen.

Überzahlung: Pflicht zur Rückzahlung

Kommt es bei einem Vorschuss zu einer Überzahlung, so muss der Arbeitnehmer den überzahlten Betrag zurückzahlen. Er kann sich nicht nach § 818 Abs. 3 BGB darauf berufen, dass er nicht mehr bereichert ist, wenn er das Geld schon ausgegeben hat.

Beispiel: Der Arbeitnehmer erhält einen Vorschuss in Höhe eines Monatslohns. Nur wenige Tage später kündigt er und erwirbt keinen ausreichenden Lohnanspruch mehr, mit dem der Vorschuss verrechnet werden könnte. Er muss den über den Lohn hinausgehenden Betrag an den Arbeitgeber zurückzahlen.

Sonderfall: Reisekosten

Zahlt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer für eine bestimmte Dienstreise einen Vorschuss, so ist dieser im Regelfall steuer- und beitragsfrei. Hierfür müssen aber drei Voraussetzungen eingehalten werden:

  • Der Betrag muss etwa den Kosten entsprechen, die dem Arbeitnehmer entstehen werden (z. B. voraussichtliche Höhe der Hotelrechnung).
  • Es muss eine nachweisbare Zuordnung zu einer bestimmten Auswärtstätigkeit bestehen (z. B. Vermerk auf die Dienstreise auf dem Auszahlungsbetrag).
  • Nach dem Ende der Auswärtstätigkeit erfolgt eine Abrechnung der tatsächlichen Reisespesen unter Einbezug des Vorschusses.

Sind diese Voraussetzungen erfüllt, so muss keine Lohnsteuer einbehalten werden.

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