Radikale Flexibilität: Stellen Sie Ihre Mitarbeiter an 1. Stelle

Hybride Arbeitsmodelle waren lediglich der erste Schritt: Unternehmen, die heute wichtige Mitarbeiter gewinnen und binden wollen, setzen zunehmend auf radikale Flexibilität bei Beschäftigungsverhältnissen. Aber was genau ist damit gemeint? Und was bedeutet diese „radikale Flexibilität“ für Arbeitgeber? Das und noch viel mehr erfahren Sie in diesem Beitrag, bei dem es um folgende Themen geht:

• Hot Yoga für die HR: Was ist radikale Flexibilität?
• Pandemie verändert unsere Arbeitsvorstellungen
• Radikale Flexibilität holt alle an Bord
• Schaffung gewünschter Arbeitsmodelle
• Die Vorteile flexibler Arbeitsmodelle für Ihr Unternehmen

Hot Yoga für die HR: Was ist radikale Flexibilität?

Bei hybriden Arbeitsmodellen geht es im Wesentlichen darum, „wann“ und „wo“ gearbeitet wird. Für das Konzept der radikalen Flexibilität sind das lediglich die Rahmenbedingungen. Denn dieser Ansatz ist wesentlich weiter gefasst und berücksichtigt auch das „Wie“, „Was“, „Warum“ und „Mit wem“ des Arbeitslebens. Dabei geht es vor allem um mehr Optionen, Selbstständigkeit und Eigenverantwortung für Mitarbeiter.

Für die Technologieexperten und Unternehmensberater von Gartner ist diese Freiheit und Autonomie ein wichtiger Erfolgsfaktor für Unternehmen. Daran lässt sich nämlich erkennen, wie attraktiv und mitarbeiterorientiert ein Arbeitgeber ist. Gartner bezeichnet das als Employee Value Proposition (EVP) – ein Wertversprechen, das Arbeitgeber ihren Mitarbeitern als Gegenleistung für ihren Einsatz für das Unternehmen geben. Damit ist die Summe aller Vorteile und Anreize gemeint, die Mitarbeiter erhalten. Oder einfach ausgedrückt: Die Antwort auf die Frage von Arbeitnehmern „Was bietet mir diese Firma, das ich woanders nicht bekomme?“

Graham Waller, Top-Manager bei Gartner, erklärt: „Wir raten zur Umstellung von einer bürozentrierten Arbeitsgestaltung zu einem mitarbeiterzentrierten Ansatz, bei dem individuelle und Teamanforderungen im Mittelpunkt stehen. Hybride Arbeitsmodelle, bei denen alle in einem Unternehmen z. B. am Montag und Donnerstag im Homeoffice arbeiten, sind per se nicht mitarbeiterzentriert – das erreichen Sie nur mit Ihrem Wertversprechen an die Mitarbeiter, dem EVP.“

Pandemie verändert unsere Arbeitsvorstellungen

Während der Pandemie haben sich viele daran gewöhnt, so zu arbeiten, wie es zum eigenen Lebensstil und den persönlichen Vorlieben passt. Und offensichtlich wollen die meisten Arbeitnehmer diese Freiheiten gern behalten.

„Heute geben mehr als die Hälfte (51 %) der Beschäftigten an, bereits eine flexible Arbeitsregelung zu haben – und diese Zahl dürfte noch steigen“, prophezeit das Chartered Institute of Personnel and Development (CIPD) in einem aktuellen Bericht.

„In den letzten sechs Monaten sind in über einem Drittel der Unternehmen (37 %) die Anfragen wegen flexiblerer Arbeitsoptionen gestiegen.“ Mehr Freiheit bei der Arbeit bedeutet zugleich mehr Eigenverantwortung für die Mitarbeiter. Einer der Vorreiter bei dieser radikalen Flexibilität ist Novartis: Der Pharmakonzern geht bereits seit 2020 mit seinem Programm Choice with Responsibility neue Wege bei Arbeitsmodellen. Unter anderem müssen Novartis-Mitarbeiter ihre Vorgesetzten lediglich darüber informieren, wo und wie sie an einem bestimmten Tag arbeiten werden. Eine Genehmigung ist nicht nötig.

Fast niemand pendelt gern – und wenn Sie Ihren Mitarbeitern häufige Arbeitswege ersparen, kann das die Leistung Ihrer Belegschaft steigern. Das zeigt u. a. eine Studie der Harvard Business School: 

Andy Wu, Assistenzprofessor für Betriebswirtschaftslehre, hat bei einer Stichprobe von 3.445 Erfindern die Anzahl und Qualität der eingereichten patentierten Erfindungen gemessen, um zu untersuchen, wie inspiriert und produktiv sie bei ihrer Arbeit waren. Wu und seine Kollegen fanden dabei Erstaunliches heraus: Je länger der Arbeitsweg, desto weniger patentreife Innovationen. Pro 10 km zusätzlicher Pendelstrecke wurden 5 Prozent weniger Patente angemeldet.

Auch die Qualität der Patente nahm bei jeden weiteren 10 km Arbeitsweg um 7 Prozent ab. Besonders die talentiertesten Erfinder litten unter dem langen Pendeln. So gab es die größten Produktivitätsverluste bei den kreativsten Köpfen, also bei den besten 10 Prozent.

Bei der Idee eines radikal flexiblen Arbeitsmodells können Ihre Teams frei entscheiden, ob sie zu Hause, im Büro oder an einem anderen Ort arbeiten. Ideal ist, wenn Arbeitgeber Ihren Mitarbeitern dabei volles Vertrauen schenken und flexibles Arbeiten auf extra Genehmigungen verzichtet. Auch sollte sich die Verantwortung von Vorgesetzten darauf beschränken, dass Mitarbeiter ihre Ziele erreichen – und dass sie mit ihren Arbeits- und Reisearrangements zufrieden sind und unterstützt werden.

Radikale Flexibilität holt alle an Bord

Wie sieht das nun in der Praxis aus? Wie kann diese radikale Flexibilität für Unternehmen funktionieren?

Individuelle Gespräche mit Teamleitern zur Identifizierung der optimalen Arbeitsweise der Mitarbeiter sind sinnvoll. So lernt man die Vorlieben der Mitarbeiter besser kennen und kann die richtige Arbeitsbalance schaffen, die für beide Seiten passt.

Führungskräfte müssen gemeinsam mit ihren Teams die Produktivität definieren, damit es keine Unklarheiten gibt. Produktivität kann nämlich für jeden etwas anderes bedeuten. Zum Aufbau von Vertrauen ist es daher wichtig, den Begriff und auch entsprechende KPIs zu definieren.“

Ein weiterer Tipp: Führungskräfte sollten sich fragen, ob ihr Verhalten nicht im Widerspruch zu flexiblen Arbeitsoptionen steht.

Wenn die Belegschaft Flexibilität genießen, während Führungskräfte jeden Tag in die Firma kommen, halten die Mitarbeiter womöglich unterbewusst eine gewisse Anwesenheitspflicht im Büro für nötig. Mitarbeiter wollen nicht außen vor gelassen werden. Unternehmen müssen also ihre Kommunikation verbessern und geeignete Tools für die Zusammenarbeit bereitstellen, die fürs Büro und Homeoffice gleichermaßen gut geeignet sind.

Arbeitsort und Arbeitszeiten der Mitarbeiter haben keinen Einfluss auf ihre Leistung. Entscheidend ist, dass sie sich wohlfühlen, zufrieden sind und so arbeiten können, wie es ihnen entgegenkommt. Und da Daten und Statistiken zeigen, dass mehr Stellensuchenden am liebsten ausschließlich im Homeoffice arbeiten würden, sind Rentabilität und Produktivität nur für diejenigen Arbeitgeber ein schwieriges Thema, die nicht auf diesen Wunsch eingehen.

Gute Mitarbeiter sind das wertvollste Kapital eines Unternehmens und viele Bewerber suchen derzeit nach flexiblen Rollen.

Tipp: HR-Software schafft die Basis für ein effizientes Personalmanagement.

Schaffung gewünschter Arbeitsmodelle

Radikale Flexibilität klingt ja ganz gut in der Theorie. Aber wie setzt man das im Unternehmen um? Hier sind sieben Tipps, um flexible Arbeitsoptionen optimal einzuführen:

1. Es ist wichtig, mit den Mitarbeitern über verschiedene Arbeitsoptionen zu sprechen

Eine sorgfältige Überlegung zur Umsetzung des Konzepts der radikalen Flexibilität ist von großer Bedeutung. Eine solide Kommunikation und klare Vereinbarungen sind wesentliche Voraussetzungen für den Erfolg. Eine Empfehlung besteht darin, mit dem Team eine gemeinsame Basis zu finden, indem die Art, den Zeitpunkt und die Kommunikationswege festgelegt werden. Dadurch kann die optimale Lösung gefunden werden, um das neue Arbeitsmodell erfolgreich im Unternehmen umzusetzen.

Für Arbeitgeber ist es ideal, wenn man sich bei ihren Mitarbeitern melden können, ohne dass diese sich kontrolliert fühlen. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Berücksichtigung von Zeitzonenunterschieden, wenn Mitarbeiter im Ausland oder auf Geschäftsreisen zu erreichen sind. 

2. Aufzeigen von Vorteilen der radikalen Flexibilität für die Arbeit

z. B. mehr Produktivität. Es lohnt sich, das Team auf diese positiven Aspekte hinzuweisen. Werden der Arbeitsstil und das Arbeitstempo nicht von vornherein festgelegt, können sich Mitarbeiter auf Projekte und Aufgaben konzentrieren, die eine bestimmte Herangehensweise verlangen – sei es die Zusammenarbeit, das Verfassen von Berichten, persönliche Treffen mit Kunden oder Zeit zum Nachdenken. Es ist wahrscheinlich, dass eine starre Anwesenheitspflicht im Unternehmen weniger wichtig wird, insbesondere wenn Mitarbeiter bereits das Gefühl haben, sich nicht ausreichend Zeit nehmen zu können – sei es für Urlaub oder im Krankheitsfall.

3. Konzentration auf das Endergebnis

Wie ein deutscher Altkanzler schon so treffend sagte: „Entscheidend ist, was hinten raus kommt.“ Wenn Sie Ihren Teams mehr Freiheit und Flexibilität geben, müssen Sie natürlich weiterhin Ziele und Vorgaben festlegen. Beides gehört untrennbar zusammen.

Wie und wo gearbeitet wird, sollte für Führungskräfte keine Rolle mehr spielen. Stattdessen sollte man sich darauf konzentrieren, ob Mitarbeiter die gewünschten Endergebnisse liefern.

Tipp: Es ist wichtig sicherzustellen, dass alle Teammitglieder die erforderliche Unterstützung erhalten, um effektiv zu arbeiten.

4. Vereinbarung regelmäßiger (formelle und informelle) Treffen für Status-Checks

Eine regelmäßige Kommunikation ist beim flexiblen Arbeiten genauso wichtig wie bei klassischen Managementpraktiken – wenn nicht sogar noch wichtiger. Es ist sicherzustellen, dass Mitarbeiter ausreichend Zeit mit ihren Vorgesetzten und auch gemeinsam als Team verbringen. Virtuelle Meetings sind ideal für einen schnellen, sachlichen Austausch. Informelle Gespräche bei einer Tasse Kaffee sind aber genauso wichtig.

5. Zusicherung von Vereinbarkeit von Beruf und Familie

Mit diesem sich rasant weiterentwickelnden Ansatz für das Personalmanagement gewinnt man neue Möglichkeiten: Auszeiten wegen der Kinderbetreuung oder aus anderen Gründen sind nicht mehr notwendig, weil das Unternehmen sich flexibel darauf einstellen kann. Dadurch muss  dann nicht auf talentierte, engagierte Mitarbeiter verzichtet werden, wenn deren Privatleben eine Zeit lang mehr Raum in ihrem Leben einnimmt.

Tipp: Es ist ratsam, Mitarbeitern deutlich zu machen, dass Ihr Unternehmen eine nahtlose Vereinbarkeit von Privatleben und Beruf ermöglicht. Zeigen Sie sich als Arbeitgeber mit Verständnis, der erkennt, dass Arbeit nur einen Teil des Lebens ausmacht.

6. USP: radikale Flexibilität – ein Anreiz für das Recruiting

Mit flexiblen Arbeitsmodellen wächst der Pool an interessanten Kandidaten. Nun kann auch den kompetenten, engagierten Fachkräften eine Zukunft im Unternehmen geboten werden, denen es schwerfällt, sich an die Einschränkungen herkömmlicher Arbeitsmodelle – wie Anwesenheitspflicht im Büro zu Kernzeiten oder die 5-Tage-Woche – anzupassen.

7. Gute Organisation: Verwendung einer HR-Lösung für das Personalmanagement

Mit einer Cloud-Lösung für die HR kann man Mitarbeiter leichter und flexibler im Blick behalten und verwalten. Und was hier noch entscheidender ist: Mitarbeiter erhalten die nötige Eigenständigkeit, damit Ihr flexibles Arbeitsmodell funktioniert.

Die richtige HR-Lösung unterstützt Führungskräfte und ihr Team auf mehrere Weise. Einige Beispiele:

• Mitarbeiter können über ein Self-Service-Portal direkt Urlaubsanträge stellen, Spesenabrechnungen mit Belegen einreichen oder z. B. Stundenzettel ausfüllen. Dadurch entfallen langwierige Verwaltungsabläufe und Rücksprachen mit Vorgesetzten oder der HR-Abteilung zur Klärung aller Details – und das entlastet alle Beteiligten.
• Es können Richtlinien für Remote-Arbeit erstellt werden, die für Mitarbeiter im Homeoffice und alle anderen gelten, die außerhalb arbeiten.
• Zwischen Remote-Mitarbeitern und Führungskräften lassen sich klare Kommunikationskanäle einrichten.
• Es kann ein Inventar mit allen Unternehmensressourcen angelegt werden, die man Mitarbeitern zur Verfügung stellt (z. B. Laptops, Mobiltelefone, Drucker, Fahrzeuge), und diese einfach per Tracking verfolgen kann.

Die Vorteile flexibler Arbeitsmodelle für Ihr Unternehmen

Die Vorteile einer radikalen Flexibilität bei der Arbeitsgestaltung für Ihr Unternehmen sind offensichtlich. Zudem gestaltet sich die Umsetzung mit der richtigen HR-Lösung einfacher als gedacht. Tipp: Durch die Förderung einer ausgewogenen Work-Life-Balance werden Teams ermöglicht, ihr Bestes zu geben und hervorragende Arbeit zu leisten, ohne dass ihr Privatleben vernachlässigt wird. Die neu gewonnene Flexibilität bringt Vorteile für Mitarbeiter, die HR-Abteilung und das gesamte Unternehmen mit sich.

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