Videokonferenz-Knigge

Der virtuelle Austausch gehört besonders seit der Corona-Pandemie in vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen zum Geschäftsalltag. Die Vorteile von Videokonferenzen liegen auf der Hand – kostengünstig und eine sichere Alternative zum Vor-Ort-Termin. Egal ob Präsentation, Briefing oder virtuelle Sprechstunde.

Unsere Tipps sollen Ihnen helfen, die ungewohnten Gesprächssituationen erfolgreich zu meistern.

Besprechungen vorbereiten

Eine klar strukturierte Agenda zum eingeladenen Thema hilft allen Teilnehmern, sich schnell zu orientieren. Was ist Ziel des Termins? In einem kurzen Einleitungssmalltalk sollte diese Frage mit eingebaut werden, damit man das Ziel nicht aus dem Blick verliert.

Regeln festlegen

Je größer die digitale Runde, desto wichtiger sind klare Regeln. Daher sollten folgende Fragestellungen direkt am Anfang des Gesprächs geklärt werden:

• Wie kann man sich bei einer Wortmeldung bemerkbar machen? z.B. durch ein Handzeichen.
• Sollten alle Teilnehmer die Kamera aktivieren?
• Wird die Videokonferenz aufgezeichnet oder hat jemand Einwände?

Erscheinungsbild

Ist die Kamera eingeschaltet, denken Sie an die richtige Beleuchtung. Angemessene Kleidung (wenigstens „obenrum“) schafft eine professionelle Arbeitsatmosphäre. Schauen Sie in die Kamera, denn ihr Gegenüber merkt sehr schnell, wenn Sie nebenher andere Dinge erledigen. Das ist nicht nur störend, sondern auch unhöflich.

Headset verwenden

Ein Mikrofon, dass sich direkt am Mund befindet, steigert die Verständlichkeit und verringert die Umgebungsgeräusche.

Ergebnisse festhalten

Bei kurz aufeinanderfolgenden virtuellen Meetings ist es hilfreich, wenn die besprochenen Punkte schriftlich fixiert werden. Entweder direkt am Ende des Termins oder idealerweise gemeinsam mit allen Teilnehmern, in dem der Bildschirm geteilt wird. Das schafft ein gemeinsames Verständnis und es herrscht Klarheit über konkrete weitere Schritte.

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Hintergrundgeräusche vermeiden

Egal wo man gerade aufhält – jederzeit und von überall arbeiten, ist dank moderner Technik heute kein Problem mehr. Doch öffentliche oder belebte Orte sind laut und können störend wirken. Schalten Sie Ihr Mikrofon stumm, wenn Sie nicht sprechen oder schaffen Sie Abhilfe mit einem „nicht stören“ Schild.

Pausen einplanen

Es ist ermüdend, von morgens bis abends an virtuellen Meetings oder Videokonferenzen teilzunehmen. Man verfällt in Stress – ein neuer Stresstypus „Zoom-Fatigue“ wird bereits wissenschaftlich (Uni Ludwigshafen) betrachtet und zeigt sich in Symptomen wie Konzentrationsschwierigkeiten, zunehmende Ungeduld, Gereiztheit oder Kopf- und Rückenschmerzen. Planen Sie daher unbedingt entsprechende Pausen ein.

Optimale Besprechungslänge

Neben den regelmäßigen Pausen ist eine Beschränkung der virtuellen Meetingdauer auf max 45. Min. am Stück zu erwägen. Hinterfragen Sie dabei kritisch, ob dieses oder jenes Meeting wirklich notwendig ist. Womöglich reicht bereits eine Abstimmung über E-Mail oder Chat.

Beherzigen Sie diese Tipps und Regeln, können zukünftige virtuelle Konferenzen effizienter gestaltet werden. In jedem Fall liegen die Vorteile auf der Hand, besonders jetzt während der Corona-Pandemie. So bleibt ihr Unternehmen auch in schwierigen Zeiten handlungsfähig und laufende Projekte führen zum Erfolg – egal ob im Büro oder im Home Office.

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