Wie produktiv arbeiten meine Mitarbeiter? Wie hoch sind die Personalkosten, der Krankenstand und die Fluktuation? Das sind wichtige Fragen, die Sie sich als Unternehmer stellen – und deren Beantwortung gar nicht einmal so schwer ist. Denn dafür gibt es die HR- oder Personalkennzahlen. Als wertvolles Tool des HR-Controllings helfen sie Ihnen dabei, die richtigen Personalentscheidungen treffen: von der Implementierung neuer Arbeitsmodelle über die Planung des Personalbedarfs bis hin zum Recruiting und Talentmanagement. Lesen Sie hier, was Personalkennziffern leisten und welche für Ihr Unternehmen wichtig sind.
1. Was sind Personalkennzahlen?
2. Warum sind Personalkennziffern wichtig?
3. Wie können Personalkennzahlen ermittelt werden?
4. Welche Personalkennzahlen sind wichtig?
5. Welche Daten sind nötig, um HR-Kennzahlen zu ermitteln?
6. Welche HR-Metriken sind für das eigene Unternehmen wichtig?
1. Was sind Personalkennzahlen?
Die Ermittlung von Personalkennziffern liefert Führungskräften wertvolle Unterstützung bei der Überwachung von Leistung und Kosten des Produktionsfaktors Humankapital. Daraus folgt unmittelbar, dass diese Form der Kennzahlenanalyse insbesondere für Wirtschaftszweige von großer Bedeutung ist, die ihre Umsätze mit einem hohen Personaleinsatz erzielen. Dazu gehören insbesondere Dienstleister, wie zum Beispiel Unternehmen der Reise- und Tourismusbranche, die Erbringer medizinischer Leistungen aller Art, vom Krankenhaus bis hin zur Kureinrichtung, sowie die Banken- und Versicherungsbranche.
2. Warum sind Personalkennziffern wichtig?
Einer bedeutender Erfolgsfaktor für Ihr Unternehmen sind Ihre Mitarbeiter. Umso wichtiger ist es, Leistung und Kosten der wertvollen Human Resources mithilfe der Personalkennziffern im Auge zu behalten. Dies gilt besonders für die Branchen, die ihre Umsätze mit einem hohen Personaleinsatz erzielen, etwa für Service-Unternehmen. Dazu zählen die Hotellerie und Gastronomie, der Einzelhandel ebenso wie die Tourismus- oder die Versicherungsbranche. Dasselbe gilt für alle Dienstleister im Gesundheitswesen, vom Krankenhaus über das Pflegeheim bis hin zur Rehaklinik.
Nur wer regelmäßig seine HR-Kennzahlen analysiert, kann frühzeitig Fehlentwicklungen erkennen und schnell reagieren. Auf diese Weise lassen sich mögliche Verluste vermeiden oder doch zumindest begrenzen. Kennziffern liefern ferner eine belastbare Grundlage für wichtige Entscheidungen in der Personalstrategie der Firma. Das betrifft etwa die Planung des Personalbedarfs, die Umsetzung neuer Arbeitsmodelle oder auch das Recruiting und Talentmanagement. Insofern sind die Personalkennzahlen ein wichtiges Werkzeug, um den Erfolg des Unternehmens langfristig zu sichern.
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3. Wie können Personalkennzahlen ermittelt werden?
Man unterscheidet zwei Arten von HR-Kennzahlen. Zum einen gibt es die quantitativen Personalkennzahlen, wozu etwa die Kosten je Mitarbeiter, die Produktivität oder die Fluktuationsrate zählen. Diese Kennzahlen werden ermittelt, indem zwei Zahlen in ein Verhältnis zueinander gesetzt, also dividiert werden. Daraus ergibt sich ein Quotient, eine eindeutige Zahl. Solche verhältnisbezogenen Werte ermöglichen es, auch mehrere Unternehmen oder Niederlassungen unterschiedlicher Größe miteinander zu vergleichen.
Zum anderen gibt es die qualitativen Personalkennzahlen. Diese beziehen sich auf Aspekte der Mitarbeiterleistung, des Verhaltens und der allgemeinen Dynamik im Unternehmen. All diese Faktoren sind nicht so leicht zu quantifizieren. Es ist jedoch möglich, die qualitativen und quantitativen Kennzahlen miteinander zu verknüpfen. So können Unternehmen Umfragen oder Interviews durchführen, in denen sie die Mitarbeiter etwa zur Zufriedenheit oder dem Arbeitsklima befragen. Diese Ergebnisse dieser Befragungen können als Grundlage für Kennzahlen dienen.
Es bedarf weder eines großen Rechenaufwands noch umfassenden Know-hows, um Personalkennzahlen zu bilden und zu analysieren. Deshalb können auch kleine Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler, die mehrere Arbeitnehmer beschäftigen, mit diesem Controlling-Tool arbeiten. Fürs Erste tut es dann eine einfache Exceltabelle und genügen ein paar grundlegende kaufmännischen Kenntnisse. Viel einfacher und professioneller lassen sich die Kennzahlen jedoch mithilfe einer modernen HR Software auswerten.
4. Welche Personalkennzahlen sind wichtig?
Es gibt eine Reihe von Personalkennzahlen, die für jedes Unternehmen eine wichtige Rolle spielen. Besonders relevante Kennzahlen heißen generell auch Schlüsselkennzahlen oder KPIs, die Abkürzung für Key Performance Indicators. Hier eine Auswahl wichtiger KPIs im Bereich des Personalwesens in alphabetischer Reihenfolge:
Arbeitsproduktivität
Die Arbeitsproduktivität lässt sich gut quantifizieren und leicht berechnen. Sie dividieren dazu einfach das Arbeitsergebnis (den Output) durch den Arbeitseinsatz der Mitarbeiter (den Input). Einmal angenommen, der Output ist hier die Stückzahl oder der Umsatz. Dann ist der entsprechende Input die Anzahl der Mitarbeiter oder die Personalkosten. Diese beiden Größen werden zueinander in Bezug gesetzt. Je größer der ermittelte Quotient ist, desto höher ist die Produktivität. Auf diese Weise können Sie konkret Ihre Ziele stecken und sie überwachen.
Betriebszugehörigkeit
Nur zufriedene Mitarbeiter bleiben gern in ihrer Firma. Als Unternehmer profitieren Sie von einer langen Betriebszugehörigkeit Ihrer Angestellten. Nicht nur, weil es Sie bei einem regen Personalwechsel viel Zeit und Geld kostet, produktive Talente zu ersetzen. Außerdem tragen erfahrene Mitarbeiter in Zeiten des Wandels wesentlich dazu bei, die Arbeitsabläufe und die Leistung konsistent aufrechtzuerhalten. Das fällt neuen, unerfahrenen Kräften in der Regel schwerer. Deshalb empfiehlt es sich, gerade bei strategisch wichtigen Positionen im Unternehmen für eine personelle Konstanz zu sorgen.
Fehlzeiten
Es können einzelne Mitarbeiter oder ganze Teams sein, bei denen die Fehlzeitenquote signifikant ansteigt. Egal, wie und wo im Unternehmen, sobald hier übermäßig häufig Personal fehlt, sollten bei Ihnen die Alarmglocken angehen. Um gezielt gegensteuern zu können, gilt es zunächst herauszufinden, was die Gründe für die hohen Absenzen sind.
Fluktuationsrate
Die Fluktuationsquote setzt die Anzahl der Kündigungen zu der Gesamtzahl der Mitarbeiter ins Verhältnis. Eine gewisse Fluktuation ist normal, bei einer Quote von 8 bis 12 Prozent spricht man davon, dass sie noch natürlich sei. Es ist jedoch kein gutes Zeichen, wenn die Fluktuationsrate deutlich darüber liegt. Das ist ein klares Signal, dass die Mitarbeiter nicht zufrieden sind im Unternehmen. Ein häufiger Wechsel zieht viele Folgekosten für die Rekrutierung und das Onboarding neuer Kräfte nach sich. Schließlich müssen Sie dafür sorgen, dass die vakanten Stellen möglichst schnell wieder neu besetzt sind. Was in Zeiten des Fachkräftemangels nicht gerade einfach ist. Ist die Fluktuationsrate zu hoch, dann sollten Sie unbedingt die Gründe dafür herausfinden.
Personalaufwand
Der Personalaufwand lässt sich in vielerlei Hinsicht quantifizieren und analysieren: je Mitarbeiter, je geleisteter Arbeitsstunde oder geclustert nach den Teilzeit- oder Vollzeitbeschäftigten. Die Personalaufwandsquote gibt Auskunft über den Anteil der Personalkosten an den Gesamtkosten des Unternehmens. Der Personalaufwand pro Produkt quantifiziert den durchschnittlichen Aufwand, der auf die Herstellung eines Produkts entfällt. Der Aufwand pro Projekt wiederum beziffert den mittleren Personalaufwand, der nötig ist, um ein Projekt durchzuführen.
Personalstruktur
Die Personalstruktur gliedert die Gesamtzahl der Beschäftigten nach bestimmten Merkmalen. Das sind neben dem Alter die Herkunft und das Geschlecht. Zwar gibt es keinen absoluten Benchmark, wie das optimale Geschlechterverhältnis in einem Betrieb aussehen muss. Doch dass zwischen der Vielfalt der Geschlechter und dem unternehmerischen Erfolg ein Zusammenhang besteht, bestätigen aktuelle internationale Studien. Ein Großteil der Unternehmen, die auf Gender Diversity setzen, berichtet, dass er deutlich besser performt und profitabler arbeitet. Es lohnt sich also, hier langfristig ein ausgewogenes Verhältnis zwischen den Geschlechtern anzustreben.
Mitarbeiterzufriedenheit
Die Zufriedenheit der Mitarbeiter ist ein wichtiger Erfolgsfaktor für Ihr Unternehmen. Doch auch sie zählt zu den weichen Faktoren und ist damit per se etwas schwerer quantifizierbar. Zum einen können Sie Umfragen starten, um hierüber mehr zu erfahren. Zum anderen können Sie hier Ihre eigene HR-Kennzahl entwickeln, indem Sie die Qualität verschiedener Strategien bewerten. So zeigt sich in Zahlen, ob etwa Ihre Maßnahmen vom Recruiting über das Onboarding bis hin zur Mitarbeiterbindung greifen. Ein Indiz ist auch, wie lange Ihre Angestellten Ihrem Betrieb, bestimmten Abteilungen oder Teams angehören.
Rekrutierungsrate
Sie haben verschiedene Optionen, neues Personal zu rekrutieren. Die folgenden Personalkennzahlen zeigen Ihnen den Erfolg dieser Maßnahmen an:
- Anzahl der Bewerber: Wie viele Talente haben sich überhaupt beworben?
- Offer Acceptance Rate: Wie lange hat es gedauert, bis der Wunschkandidat die Stelle angenommen hat?
- Time to Hire: Wie viel Zeit hat die Besetzung einer Stelle in Anspruch genommen?
- Cost per Hire: Welche Kosten hat der Einstellungsprozess verursacht?
- Quality of Hire: Konnten Sie die Stelle passgenau besetzen?
Teilzeitarbeit
Die Teilzeitarbeit hat auch für Sie als Arbeitgeber ihre Vorteile: Nicht nur die Produktivität der in Teilzeit Beschäftigten ist oftmals höher. Zugleich sind die Fehlzeiten geringer. Außerdem ist davon auszugehen, dass es aufgrund etwa der geringeren Ermüdung der Arbeitnehmer seltener zu Arbeitsunfällen kommt. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass Sie Ihr Personal flexibler und an die Nachfrage angepasst einsetzen können. Legen Sie fest, welcher Anteil an Teilzeitstellen in bestimmten Teams oder Abteilungen sinnvoll ist. Und überprüfen Sie dann regelmäßig, ob die festgelegten Zielgrößen eingehalten werden.
Überstunden
Es ist in Ihrem Sinn, dafür zu sorgen, dass Ihre Mitarbeiter optimal ausgelastet sind. Machen sie jedoch viele Überstunden, dann ist das ein klarer Hinweis darauf, dass die Arbeitsbelastung zu hoch ist. Darunter leiden nicht nur die Arbeitnehmer, sondern auch die Qualität ihrer Arbeit und langfristig der unternehmerische Erfolg. Des Weiteren laufen Sie Gefahr, dass Ihnen Aufträge entgehen, weil Sie diese mangels Personals nicht abbilden können. Es kann auch dazu kommen, dass Ihre Mitarbeiter aufgrund der dauernden Überlastung unzufrieden werden und ihre Motivation schwindet. Im schlechtesten Fall verliert Ihr Unternehmen qualifiziertes Fachpersonal.
Weiterbildungskosten
Weiterbildung ist nicht billig, deshalb sollte jede Maßnahme auch einen Mehrwert für Ihr Unternehmen darstellen. Ein jeder Mitarbeiter hat seine besonderen Stärken und Begabungen. Stimmen Sie deshalb die Möglichkeiten der Fortbildungsmaßnahmen, Trainings und Schulungen zusammen mit dem Mitarbeiter und individuell auf ihn ab. Dann lohnt sich die Investition mit Sicherheit für ihn und auch für Sie.
5. Welche Daten sind nötig, um HR-Kennzahlen zu ermitteln?
Für die Berechnung von Personalkennzahlen sind insbesondere die Informationen zu den Personalkosten und den Gesamtkosten des Unternehmens relevant. Dafür können Sie Zahlen aus der Gewinn- und Verlustrechnung, kurz GuV, nutzen. Sie enthält Posten wie Gehälter und Löhne, Abgaben an die Sozialversicherung, Boni, Provisionen und andere direkte Personalaufwendungen. Darüber hinaus können Sie auch andere Unterlagen wie Personalabrechnungen, Bilanzen und interne Berichte verwenden. Es ist wichtig, dass die Daten, die zur Berechnung der HR-Metriken heranziehen, korrekt und aktuell sind. Nur so können Sie genaue Analysen und Vergleiche durchführen.
6. Welche HR-Metriken sind für das eigene Unternehmen wichtig?
Um herauszufinden, welche Personalkennzahlen für Ihr Unternehmen von Bedeutung sind, hilft es, planvoll vorgehen. In einem ersten Schritt sollten Sie dazu zunächst die eigenen Geschäftsziele analysieren.Fragen Sie sich, ob Sie etwa vorrangig den Umsatz steigern wollen oder die Kundenzufriedenheit. Dann haben Sie schon den ersten wichtigen Anhaltspunkt, welche Personalkennzahlen Sie dabei unterstützen können.
Auch Ihre Branchenzugehörigkeit spielt eine Rolle. So benötigt der Handel andere HR-Metriken als etwa ein Krankenhaus oder das produzierende Gewerbe. Im Einzelhandel können die folgenden Kennzahlen relevant sein: der Umsatz pro Mitarbeiter, die Kundenbindung oder die durchschnittliche Wartezeit der Kunden.
Im Gesundheitswesen wiederum liegt der Fokus auf der Patientenbetreuung und der Effizienz des Betriebs. Für ein Krankenhaus sind insbesondere die folgenden KPIs von Interesse: das Verhältnis von Patienten zu Pflegekräften, die Behandlungskosten je Fall, die durchschnittliche Verweildauer in der Klinik oder die Wiedereinweisungsrate. Denn diese Zahlen lassen einen Rückschluss zu auf die Verfügbarkeit von qualifizierten Fachkräften. Sie sagen zudem etwas aus über die Präzision der Abläufe und die Koordination des Personals.
In einem Produktionsbetrieb sind solche Personalkennzahlen wichtig, mit denen sich die Leistung, die Produktivität und die Arbeitsbedingungen der Mitarbeiter messen lassen. Hier ein paar HR-Metriken, die besonders relevant sein können: die Produktivität und Auslastung der Mitarbeiter, die Fluktuationsrate und die Fehlzeitenquote sowie die Zahl der Arbeitsunfälle.
Die Verfügbarkeit von Daten spielt eine entscheidende Rolle bei der Auswahl, der Berechnung und Analyse von Personalkennzahlen. Hier kommen die HR Software, die Systeme zur Arbeitszeiterfassung und zur Gehaltsabrechnung sowie die sonstigen Systeme im Unternehmen ins Spiel. Sie beeinflussen maßgeblich, wie leicht oder schwer es ist, die erforderlichen Daten zu erfassen und zu verarbeiten.
Ein wesentlicher Aspekt hierbei ist die Datenintegration. Soweit die verschiedenen Systeme nicht miteinander integriert werden können, ist es schwierig, konsistente Daten zu sammeln und zu analysieren. Weiterhin wichtig sind auch die Genauigkeit und Vollständigkeit der Daten. Wenn die Systeme Fehler aufweisen oder die Informationen nicht aktuell sind, kann das die berechneten Personalkennzahlen verzerren. Solche Daten sind dann eine unzuverlässige Entscheidungsgrundlage. Eine integrierte HR Software schafft hier Abhilfe. Sie erleichtert den Informationsfluss zwischen den verschiedenen Bereichen und liefern einheitliche, vollständige und stets aktuelle Daten.
