Beschreibung im Lexikon

Auftrag

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Inhaltsverzeichnis

Was ist ein Auftrag?

Ein Auftrag ist im betriebswirtschaftlichen Sinne eine Aufforderung an einen Lieferanten zur Erfüllung einer eindeutig beschriebenen Leistung. In der Regel erklärt sich ein Lieferant durch eine Auftragsbestätigung gegenüber seinem Kunden bereit, zu genau definierten Bedingungen diese Leistungen zu erfüllen.

Verschiedene Arten von Verträgen im Zusammenhang mit Aufträgen

Im Kontext von Aufträgen gibt es verschiedene Vertragstypen, die jeweils spezifische rechtliche Rahmenbedingungen und Verpflichtungen für beide Parteien beinhalten. Die wichtigsten Arten sind Kaufverträge, Dienstleistungsverträge und Bauverträge:

Kaufvertrag

Im kaufmännischen und juristischen Sinne handelt es sich bei einem Auftrag um einen verbindlichen Kaufvertrag. Dieser wird geschlossen, indem eine Partei (der Verkäufer/Lieferant) einer anderen Partei (dem Käufer/Unternehmen) eine Ware gegen Zahlung eines Preises verkauft. Wer diesen einem Lieferanten erteilt, ist verpflichtet, die dort vorgestellten Leistungen in vollem Umfang abzunehmen und fristgerecht zu bezahlen. Umgekehrt hat das beauftragte Unternehmen die Verpflichtung, alle Leistungen und Bedingungen des Auftrags vollständig zu erfüllen.

Was zunächst selbstverständlich klingt, stellt sich in der Praxis oft nicht so eindeutig dar. Für gewöhnlich geht aber auch die Rechtsprechung davon aus, dass sich Auftragnehmer und -geber an branchenüblichen Standards orientieren. Das betrifft zum einen die Erwartungshaltung des Auftragnehmers, dass seine Leistungen innerhalb einer vereinbarten Frist vergütet werden. Auf der anderen Seite darf der Auftraggeber davon ausgehen, dass ihm eine marktübliche Leistung geliefert wird.

Beispiel: Ein Unternehmen beauftragt einen Lieferanten mit dem Kauf von maßangefertigten Büromöbeln.

Rechtliche Verpflichtungen: Der Verkäufer muss die Ware in der vereinbarten Qualität und Menge liefern. Der Käufer muss den Preis fristgerecht bezahlen und die vereinbarte Ware abnehmen.

Dienstleistungsvertrag

Bei einem Dienstleistungsvertrag verpflichtet sich eine Partei (der Dienstleister) zur Erbringung einer Dienstleistung, ohne dass ein physisches Produkt übergeben wird. Der Dienstleister schuldet nicht den Erfolg der Leistung, sondern nur die ordnungsgemäße Ausführung der vereinbarten Tätigkeit. Der Auftraggeber wiederum verpflichtet sich zur Zahlung des vereinbarten Entgelts.

Beispiel: Ein Unternehmen beauftragt eine Agentur, Marketingdienstleistungen für das neueste Produkt des Unternehmens zu erbringen.

Rechtliche Verpflichtungen: Der Dienstleister muss die Leistung gemäß den vertraglichen Vereinbarungen durchführen, ohne eine Erfolgsgarantie. Der Auftraggeber schuldet die vereinbarte Vergütung für die erbrachten Dienste.

Bauvertrag

Ein Bauvertrag ist eine spezielle Form des Werkvertrags, bei dem sich eine Partei (der Bauunternehmer) verpflichtet, ein Bauwerk zu erstellen, z. B. den Bau eines Hauses oder einer Infrastruktur. Hier wird sowohl der Bauablauf als auch das Endergebnis genau festgelegt. Im Gegensatz zu einem Dienstleistungsvertrag ist der Erfolg der Leistung (z. B. ein fertiges Gebäude) das maßgebliche Ziel.

Beispiel: Ein Bauherr beauftragt ein Bauunternehmen, ein Wohnhaus zu errichten.

Rechtliche Verpflichtungen: Der Bauunternehmer schuldet das konkrete Bauwerk (z. B. das Gebäude) und muss dieses unter Einhaltung der baurechtlichen Vorschriften und innerhalb der vereinbarten Fristen fertigstellen. Der Auftraggeber muss den vereinbarten Preis zahlen, auch wenn der Bau während der Ausführung Schwierigkeiten bereitet.

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Aufträge im täglichen Geschäftsverkehr

Im Geschäftsalltag erfolgt die Auftragsvergabe meist in mehreren Schritten. Zunächst gibt der Lieferant ein Angebot ab, das die Leistungen und Konditionen beschreibt, die er bereit ist zu erbringen. Der Ausgangspunkt für einen Auftrag ist demnach immer ein Angebot, auf das sich zwei Parteien einigen können.

Wird den Konditionen dieses Angebotes zugestimmt, gilt der Auftrag als erteilt. Dazu reicht im Zweifelsfall sogar die mündliche, zum Beispiel telefonische Erteilung eines Auftrags. In der Praxis ist jedoch die schriftliche Form üblich, um mögliche Missverständnisse zwischen den beteiligten Geschäftspartnern zu vermeiden.

Wer ein Angebot erstellt und abgegeben hat, wartet in der Regel das Einverständnis des Kunden ab. Sobald der Kunde zustimmt und der Auftrag erteilt wird, lässt der Lieferant ihm eine schriftliche Auftragsbestätigung zukommen, die der getroffenen Vereinbarung entspricht. Sie stellt zudem nochmal sicher, das die Vertragsparteien dasselbe Verständnis über die zu erbringende Leistung haben.

Moderne Softwarelösungen erleichtern diesen Prozess, indem sie  den Weg vom Angebot über die Auftragsbestätigung bis hin zum Lieferschein und der abschließenden Rechnung digitalisieren und automatisieren.

Aufträge als betriebswirtschaftlicher Faktor

Volle Auftragsbücher sind das erste Ziel, das jedes Unternehmen anstrebt. Ohne Aufträge kein Umsatz, ohne Umsatz kein Gewinn. Hinter dieser einfachen betriebswirtschaftlichen Weisheit können sich allerdings auch Fallstricke für den Auftragnehmer verbergen. Eine klassische Win-Win-Situation entsteht, wenn beide Parteien mit einem Vorteil aus dem Geschäft hervorgehen: Das einkaufende Unternehmen hat ein benötigtes Produkt oder eine Dienstleistung zu einem angemessenen Preis-Leistungs-Verhältnis erworben. Und der Lieferant oder Produzent hat durch die Erfüllung des Auftrags einen Gewinn erzielt.

Bei großen Projekten, die oft durch zahlreiche Unwägbarkeiten gekennzeichnet sind, verschieben sich diese Verhältnisse manchmal. Aus Sicht des Auftragsnehmers sind daher immer mehrere Fragen zu beantworten, bevor ein Auftrag angenommen wird:

• Kann die Leistung überhaupt zu den geforderten Konditionen erbracht werden?
• Reichen die eigenen Ressourcen aus, um den Auftrag zu erfüllen?
• Kann der vereinbarte Liefertermin eingehalten werden?
• Kann die zugesagte Qualität erfüllt werden?
• Kann der Auftrag mit zumutbarem Aufwand erfüllt werden?

Nicht selten nehmen frisch gegründete Betriebe oder Kleinunternehmer aus strategischen Gründen auch weniger lukrative Aufträge an. Aus betriebswirtschaftlicher Sicht sollte aber selbst dann mindestens die Kostendeckung gewährleistet sein. Um dieses Mindestziel sicherzustellen, ist eine genaue Angebotskalkulation notwendig, in der alle Selbstkosten, Fremdkosten und Gemeinkosten dargestellt sind, die zur Auftragserfüllung aufgewendet werden müssen.

Öffentliche Auftragsvergabe

Die Vergabe öffentlicher Aufträge unterliegt strengen gesetzlichen Vorgaben, die im Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), in der Vergabeverordnung (VgV) und in spezifischen Vorschriften wie der VOB (Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen) geregelt sind.

Ein öffentlicher Auftrag ist gemäß § 103 GWB ein vergüteter Vertrag zwischen einer öffentlichen Institution (Auftraggeber) – wie Bund, Ländern, Gemeinden oder Unternehmen in den Bereichen Verkehr, Trinkwasser- und Energieversorgung – und einem privaten Unternehmen (Auftragnehmer). Ziel ist die Beschaffung von Leistungen wie Lieferungen, Dienstleistungen oder Bauleistungen.

Der Zuschlag wird aus Fairnessgründen nach einem geregelten Vergabeverfahren erteilt, das üblicherweise mit einer öffentlichen Ausschreibung beginnt, bei der die Bedingungen und Anforderungen des Auftrags klar definiert werden. Unternehmen reichen daraufhin ihre Angebote ein, die geprüft und bewertet werden. Dabei spielen Kriterien wie Preis, Qualität und Nachhaltigkeit eine entscheidende Rolle.

Öffentliche Auftraggeber müssen darüber hinaus Nachweise über die Eignung der Anbieter verlangen, darunter wirtschaftliche, finanzielle und technische Leistungsfähigkeit. Bei hohen Auftragsvolumina können Vergabekammern oder Oberlandesgerichte die Rechtmäßigkeit der Vergabe prüfen.

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