Ein Auftrag ist im betriebswirtschaftlichen Sinne eine Aufforderung an einen Lieferanten zur Erfüllung einer eindeutig beschriebenen Leistung. In der Regel erklärt sich ein Lieferant durch eine Auftragsbestätigung gegenüber seinem Kunden bereit, zu genau definierten Bedingungen diese Leistungen zu erfüllen.
Der Auftrag als Kaufvertrag
Im kaufmännischen und juristischen Sinne handelt es sich bei einem Auftrag um einen verbindlichen Kaufvertrag. Wer diesen einem Lieferanten erteilt, ist verpflichtet, die dort vorgestellten Leistungen in vollem Umfang abzunehmen und fristgerecht zu bezahlen. Umgekehrt hat das beauftragte Unternehmen die Verpflichtung, alle Leistungen und Bedingungen des Auftrags vollständig zu erfüllen. Was zunächst selbstverständlich klingt, stellt sich in der Praxis oft nicht so eindeutig dar. Für gewöhnlich geht aber auch die Rechtsprechung davon aus, dass sich Auftragnehmer und -geber an branchenüblichen Standards orientieren. Das betrifft zum einen die Erwartungshaltung des Auftragnehmers, dass seine Leistungen innerhalb einer vereinbarten Frist vergütet werden. Auf der anderen Seite darf der Auftraggeber davon ausgehen, dass ihm eine marktübliche Leistung geliefert wird.
Tipp:
Erledigen Sie Ihre Auftragsbearbeitung und Warenwirtschaft einfach selbst – Auftragsbearbeitungssoftware jetzt kostenfrei testen
Einen Auftrag als Einverständnis mit einem Angebot
Um einen Auftrag erstellen zu können, muss ein vorher abgegebenes Angebot vorliegen. Er gilt als erteilt, wenn ein Unternehmen den Konditionen eines Angebots zustimmt. Dazu reicht im Zweifelsfall sogar die mündliche, zum Beispiel telefonische Erteilung eines Auftrags. In der Praxis ist jedoch die schriftliche Form üblich, um mögliche Missverständnisse zwischen den beteiligten Geschäftspartnern zu vermeiden. Wer ein Angebot erstellt hat, wartet in der Regel das Einverständnis des Kunden ab und lässt ihm eine schriftliche Auftragsbestätigung zukommen, die der getroffenen Vereinbarung entspricht. Der Ausgangspunkt für einen Auftrag ist demnach immer ein Angebot, auf das sich zwei Parteien einigen. Zeitgemäße Softwarelösungen vereinfachen den Weg vom Angebot über die Auftragsbestätigung bis hin zum Lieferschein und der abschließenden Rechnung.
Aufträge als betriebswirtschaftlicher Faktor
Volle Auftragsbücher sind das erste Ziel, das jedes Unternehmen anstrebt. Ohne Aufträge kein Umsatz, ohne Umsatz kein Gewinn. Hinter dieser einfachen betriebswirtschaftlichen Weisheit können sich allerdings auch Fallstricke für den Auftragnehmer verbergen. Eine klassische Win-Win-Situation entsteht, wenn beide Parteien mit einem Vorteil aus dem Geschäft hervorgehen: Das einkaufende Unternehmen hat ein benötigtes Produkt oder eine Dienstleistung zu einem angemessenen Preis-Leistungs-Verhältnis erworben. Und der Lieferant oder Produzent hat durch die Erfüllung des Auftrags einen Gewinn erzielt. Bei großen Projekten, die oft durch zahlreiche Unwägbarkeiten gekennzeichnet sind, verschieben sich diese Verhältnisse manchmal. Aus Sicht des Auftragsnehmers sind immer mehrere Fragen zu beantworten, bevor ein Auftrag angenommen wird:
- Kann die Leistung überhaupt zu den geforderten Konditionen erbracht werden?
- Reichen die eigenen Ressourcen aus, den Auftrag zu erfüllen?
- Kann der vereinbarte Liefertermin eingehalten werden?
- Kann die zugesagte Qualität erfüllt werden?
- Kann der Auftrag mit zumutbarem Aufwand erfüllt werden?
Nicht selten nehmen frisch gegründete Betriebe oder Kleinunternehmer aus strategischen Gründen auch weniger lukrative Aufträge an. Aus betriebswirtschaftlicher Sicht sollte aber selbst dann mindestens die Kostendeckung gewährleistet sein. Um dieses Mindestziel sicherzustellen, ist eine genaue Angebotskalkulation notwendig, in der alle Selbstkosten, Fremdkosten und Gemeinkosten dargestellt sind, die zur Auftragserfüllung aufgewendet werden müssen.
