Employee-Self-Service für mehr Zufriedenheit und Effizienz

In Zeiten von Fachkräftemangel, Great Resignation und demografischem Wandel stehen zwei Punkte ganz oben auf der Prioritätenliste jedes Unternehmens: zufriedene Mitarbeiter und effizientes HR Management. Der sogenannte Employee-Self-Service kann zu beidem einen entscheidenden Beitrag leisten. Bei den Mitarbeitern erfüllt sich der Wunsch nach mehr Flexibilität und Selbstbestimmung. Und die HR Fachkräfte müssen weniger Zeit für Verwaltung aufwenden und haben Ressourcen für strategische Fragen und Talentakquise. Gute Gründe also, um über die Einführung einer Mitarbeiterportal Software nachzudenken.

Agile Unternehmen, die Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit sichern wollen, setzen auf modernes Personalmanagement mit digitalen Prozessen. Passende Technologien unterstützen heutzutage das Engagement der Mitarbeiter, bewirken dadurch flexible und automatisierte Abläufe und ein optimiertes Management in allen Phasen des Mitarbeiterlebenszyklus.

Tipp:
Führungskräfte und Mitarbeiter direkt in Personalprozesse einbinden mit Mitarbeiterportal Software

Positive Mitarbeitererfahrungen im Fokus

Positive Mitarbeitererfahrungen können zu einer erhöhten Mitarbeiterbindung beitragen. Das eigene Personal ist trotz allen technologischen Fortschritts noch immer die wichtigste Ressource für dauerhaften Erfolg. Mitarbeiter sollten also den Mittelpunkt des Unternehmens darstellen – ihre Zufriedenheit ist ein entscheidender Wettbewerbsvorteil. Worin diese besteht, ist nicht nur von Firma zu Firma, sondern auch von Mensch zu Mensch unterschiedlich. Ein roter Faden zieht sich jedoch durch den Wandel der Arbeitswelt und den Anforderungskatalog von Top-Talenten: der Wunsch nach Flexibilität auf allen Ebenen. Warum also nicht auch die administrativen Prozesse flexibilisieren? Beispielsweise, indem HR die Mitarbeiter einbezieht und ein stückweit selbstbestimmt agieren lässt. Das funktioniert mit Technologien, die Employee-Self-Services umfassen: Employee-Self-Services (Mitarbeiterportal Software) sind web-basierte Anwendungsprogramme oder mobile Anwendungen, mit denen Mitarbeiter eigene personalbezogene Daten selbst anlegen, anzeigen, ändern oder Genehmigungsprozesse wie die Beantragung von Urlaubstagen anstoßen können.

Durch einfachere und schnellere Prozesse, z. B. bei Reisekostenabrechnungen, der Pflege der eigenen Personaldaten oder in der Weiterbildung, lassen sich die Erfahrungen der Mitarbeiter mit der Personalabteilung deutlich verbessern: Sie können kooperieren und interagieren, und sie werden kreativer und produktiver. Damit fördern nutzerfreundliche Employee-Self-Service Angebote eine lebendige Unternehmenskultur und steigern die Leistungsfähigkeit des Personals.

Genau diese Erfahrung hat auch loveco gemacht. Seit 2014 arbeitet das Berliner Unternehmen daran, die Modewelt nachhaltig zu verändern und betreibt einen Onlineshop sowie drei Läden mit Mode aus langlebigen, ökologischen und pflegeleichten Materialien. Die Einführung des Employee-Self-Services hat dort zu einer höheren Zufriedenheit und weniger Nachfragen geführt. Moritz Marker, Geschäftsführer von loveco:

 „Durch das Selfservice System von Sage können unsere Mitarbeiter alle Daten selbst abrufen. Dadurch sparen wir eine Menge Zeit.“

HR bekommt mehr Zeit für strategische Personalplanung

Aber damit nicht genug der Vorteile: Employee-Self-Service entlastet auch die Personalabteilung von zeitaufwendigen Aufgaben und befreit sie von lästigen Papierbergen, die erst noch mühselig ins System eingegeben werden müssen. Das motiviert nicht nur, sondern ist auch entscheidend im  Kampf um die besten Mitarbeiter. Denn HR Fachkräfte sind heute längst keine bloßen Sachverwalter mehr, sondern strategischer Partner der Geschäftsführung. Sie müssen sich in Zukunft immer intensiver mit Krisen- und Change-Management, der digitalen Transformation, dem Recruiting von Fachkräften und der Weiterbildung der Belegschaft beschäftigen.

Das kostet Zeit und erfordert Effizienz. Ein aktueller Überblick über Personalressourcen ermöglicht schnelle Stellenbesetzung und Weiterqualifizierung von Mitarbeitern. Personalprozesse müssen automatisiert werden. Nicht nur zur HR-Entlastung bei Kernaufgaben wie Recruiting und Mitarbeiterbindung, sondern auch zur Rechtssicherheit und Risikominimierung.

Employee-Self-Service: Vorteile und Anwendungen im Überblick

Digitale Technologien bringen weiteres Potenzial auf dem Weg zur „People Company“. Sie erneuern und vereinfachen die Personalprozesse und schaffen mit Workforce Experience Management eine positive Mitarbeiterstimmung – nicht zuletzt durch cloudbasierte HR- und People-Systeme. Derartige Systeme, wie z.B. Sage People, unterstützen sämtliche Personalmanagement-Prozesse – von der Anwerbung und Einstellung des Mitarbeiters bis zu seinem Ausscheiden aus dem Unternehmen. Die Vorteile und Anwendungsbereiche auf einen Blick:

• Digitalisierung und Vereinfachung

Employee-Self-Service ermöglicht die Digitalisierung und Vereinfachung aller Personalprozesse, von Einarbeitung über Urlaubsanträge, Datenpflege bis zur Weiterbildung.

• Cloudbasierte Systeme

Die Nutzung cloudbasierter HR- und People-Systeme ermöglicht eine flexible und skalierbare Implementierung und hat den Vorteil, dass alle Beteiligten zu jeder Zeit und von sämtlichen Geräten aus Zugriff auf die Daten haben.

• Global und lokal

Self-Service-Systeme können globale Anforderungen genauso abbilden wie lokale Vorgaben und Richtlinien.

• Kommunikationsplattform

Employee-Self-Service dient auch der Kommunikation zwischen Mitarbeitern, HR und Geschäftsleitung.

• Schneller Überblick

Unternehmen erhalten Einblick in alle Phasen des Mitarbeiterlebenszyklus und können Auffälligkeiten schnell erkennen.

• Schnelle Implementierung

Self-Service-Angebote können innerhalb von 90 Tagen eingeführt werden, das System ist nach eigenem Bedarf konfigurierbar und es spart Kosten für Installation und Wartung.

Effiziente Entlastung für HR und stärkere Mitarbeiterbindung

Fazit: Mitarbeiter-Self-Service Angebote entlasten die Personalverwaltung von zeitaufwendigen Aufgaben und gewähren den Mitarbeitern zugleich mehr Freiheiten und Eigenverantwortung. Damit gewinnt HR mehr Zeit, um sich wieder auf strategisch wichtigere Aufgaben zu konzentrieren, wie beispielsweise das Recruiting von Top-Talenten. Auf diesem Weg kann sich das Unternehmen zu einer erfolgreichen Arbeitgebermarke entwickeln, die das Engagement seiner Mitarbeiter sowie deren Leistung und Bindung ans Unternehmen steigert.

Einen Einstieg in das Thema, wie moderne Self-Services technisch am einfachsten zu implementieren sind, bietet unsere Checkliste – inklusive Hinweise, was bereits im Vorfeld zu beachten ist.

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