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Employee Self Service

Beschreibung im Lexikon

Employee Self Service

Employee Self Service stellt eine moderne Form der Selbstverwaltung für Arbeitnehmer dar, die sich in immer mehr Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen etabliert. Mitarbeiter pflegen über einen codierten Zugang ihre Stammdaten selbst und können zudem auf unternehmensinterne Angebote oder Zeiterfassungssysteme zugreifen. Im Vordergrund steht die Idee, Personalabteilungen zu entlasten. Zahlreiche Routinevorgänge können so von den Mitarbeitern selbst vorgenommen werden. Daneben tragen ESS-Lösungen zu mehr Transparenz bei, was den Einblick des Personals zum aktuellen Stand von Arbeitszeitkonten oder den Bearbeitungsstatus eines Antrags und anderen Gesuchen betrifft.

Digital, browserbasiert und papierlos: die Wirtschaftlichkeit von ESS-Lösungen

Zu den typischen Zeitfressern der Personalverwaltung gehören alle Arten von Formalitäten, die häufig auch mit dem persönlichen Kontakt zu Vorgesetzten oder Kollegen in Verbindung stehen. Dazu gehören beispielsweise Urlaubsanträge oder Anmeldungen zu Fortbildungen und Seminaren. In größeren Unternehmen, die für ihre Mitarbeiter Zeitarbeitskonten führen, müssen Personalabteilungen häufig Anfragen zum aktuellen Stand von Überstunden bearbeiten oder über Resturlaubstage informieren. In großen Unternehmen können sich die vielen kleinen Wege und Kontaktzeiten zu einer entsprechend großen Summe an unproduktiver Arbeitszeit auswachsen. Vor allem soll durch Employer Self Service mehr Freiraum für die Kernaufgaben des Personalmanagements geschaffen werden. Weniger Aufwand für reine Verwaltungsaufgaben heißt: mehr Zeit für strategische Inhalte in der Personalentwicklung und im Recruitment von Personal.

Tipp:

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Der Service-Aspekt von ESS-Lösungen

Ein wichtiger Aspekt von Employee-Self-Service-Systemen liegt in der komfortablen und zeitsparenden Bereitstellung von Informationen und der Nutzung von unternehmenseigenen Angeboten. Interne Fortbildungsmaßnahmen, Veranstaltungen zu bestimmten Themen oder auch interne Stellenausschreibungen können über das Intranet abgerufen und bearbeitet werden. In welchem Umfang die Module einer ESS-Software genutzt werden, entscheidet jedes Unternehmen zunächst selbst. Für mittelständische Unternehmen steht der Zugang zu digitalen Personalakten, Zeiterfassungssystemen und Routineformularen im Vordergrund. Größere Unternehmen und Konzerne nutzen anspruchsvollere Software-Lösungen auch für Mitarbeiterbefragungen oder stellen ihren Führungskräften eigene MSS-Systeme zur Verfügung. Solche Management-Self-Service-Lösungen erlauben den effizienteren Zugriff auf geleistete Arbeitszeiten von Teammitgliedern, eingereichte Reisekostenabrechnungen sowie auf Ergebnisberichte und Protokolle. Zudem können gestellte Anträge direkt bearbeitet und genehmigt werden ohne den Umweg über das Downloaden, Ausdrucken und erneute Abspeichern und Absenden von Formularen.

Behutsame Einführung von ESS-Systemen

Die Nutzung von Employee-Self-Service-Systemen setzt zunächst die mehrheitliche Bereitschaft der Arbeitnehmer voraus, ihre eigenen Personaldaten aktuell zu halten. Im Zuge der zunehmenden Digitalisierung stellt dieser Aspekt eine geringe Hürde dar, da sich Arbeitnehmer als private Nutzer von webbasierten Konten und Zugängen zunehmend an den Umgang mit Browsern gewöhnen. Mitarbeiter ohne PC-Arbeitsplatz können über separate Terminals die Funktionen nutzen. Wirtschaftlich werden solche Systeme vor allem durch ihren erweiterten Nutzen als Kommunikationsplattform, mit der ein Unternehmen alle allgemeinen personalbezogenen Themen zeitsparender abwickeln kann. Dazu bedarf es bei der Einführung solcher Systeme der gründlichen Schulung aller Mitarbeiter. Zudem empfiehlt sich die schrittweise Etablierung statt rigoroser Verordnung einer Employee-Self-Service-Lösung. Buchstäblich sollte der Service-Gedanke für die Mitarbeiter erhalten bleiben, ihre personalbezogenen Daten selbst einsehen, pflegen und aktuell halten zu können.

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