Bewirtungskosten fallen im Zusammenhang von Geschäftsessen und Betriebsfeiern an. Wenn die Verantwortlichen bei der Organisation und Dokumentation einige Vorgaben berücksichtigen, lassen sich diese Kosten zumindest teilweise als Betriebsausgaben ansetzen. Dann mindern sie das zu versteuernde Einkommen.
Für Bewirtungen anfallende Kosten
Grundsätzlich können im Rahmen der Bewirtung von Mitarbeitern oder Geschäftsfreunden die folgenden Arten von Kosten anfallen:
- Kosten für Speisen und Getränke
- Unterhaltungskosten (wie zum Beispiel Eintrittskarten für eine Veranstaltung oder die Gage eines DJs beziehungsweise Vortragsredners)
- Trinkgelder
- Gebühren für Garderobe
- Kosten für Tabakwaren
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Die steuerliche Anrechenbarkeit von Bewirtungskosten bei Geschäftsessen
Unter dem Begriff des Geschäftsessens sind alle Veranstaltungen zu verstehen, die der Bewirtung beziehungsweise der Unterhaltung von Geschäftsfreunden dienen. Dazu gehören zum Beispiel wichtige Kunden, Lieferanten, Steuerberater oder Unternehmensberater. In jedem Fall muss die Bewirtung geschäftlich verursacht sein und mindestens ein Mitarbeiter des Geschäftspartners muss daran teilnehmen. Sind diese Voraussetzungen erfüllt, kann das Unternehmen 70 Prozent der entstanden Kosten als Bewirtungsaufwendungen steuerlich abziehen.
Die steuerliche Anrechenbarkeit von Bewirtungskosten für Mitarbeiter
Darüber hinaus gibt es zahlreiche Anlässe, bei denen es zu Bewirtungen der Angestellten eines Unternehmens kommen kann. Damit diese Kosten steuerlich Berücksichtigung finden können, müssen sie wie die Bewirtungskosten bei Geschäftsessen betrieblich veranlasst sein. Insbesondere im Rahmen von Besprechungen und Konferenzen, Tagungen und Fortbildungen sowie bei Dienstreisen zum Zwecke von Kundenbesuchen fallen häufig Bewirtungskosten an. Das Gleiche trifft auf Betriebsfeiern oder außergewöhnliche Arbeitseinsätze zu, wenn zum Beispiel der Abteilungsleiter seinen Mitarbeitern eine Pizza als Dank für ihre Arbeit am Wochenende spendiert. Die Bewirtungskosten, die für Mitarbeiter anfallen, dürfen Unternehmen in voller Höhe von der steuerlichen Bemessungsgrundlage abziehen. Dies gilt grundsätzlich unabhängig vom Umfang der Bewirtungskosten.
Das Prinzip der Angemessenheit beachten
Es existiert keine Obergrenzen für die Bewirtungskosten aus Sicht der Finanzbehörde, bei deren Überschreitung sie deren Abzugsfähigkeit nicht voll gewähren. Doch fordert das Finanzamt die Einhaltung des Postulats der Angemessenheit. So wird sich zum Beispiel ein kleiner Betrieb mit einiger Wahrscheinlichkeit zumindest kritischer Fragen ausgesetzt sehen, wenn er Kunden mehrmals im Jahr in ein kostspieliges Varieté oder Sternerestaurant einlädt.
Der geldwerte Vorteil bei der Bewirtung von Mitarbeitern
Bewirtungskosten für Mitarbeiter, die überwiegend bei geschäftlich veranlassten Gelegenheiten wie zum Beispiel Meetings und Besprechungen anfallen, bedeuten keine steuerlich relevante Vergünstigung für den Mitarbeiter. Deswegen führen sie regelmäßig nicht zu einem geldwerten Vorteil. Für die Bewirtungskosten, die im Rahmen von Betriebsfeiern anfallen, verhält sich dies anders. Diese stellen einen geldwerten Vorteil dar, den der Mitarbeiter zu versteuern hat. Allerdings gilt ein Freibetrag in Höhe von 110 Euro je Mitarbeiter und Veranstaltung. Dabei können Unternehmen diesen Freibetrag für maximal zwei Betriebsfeiern pro Jahr in Anspruch nehmen. Alle Bewirtungskosten, die darüber liegen, sind als geldwerte Vorteile in der Lohnbuchhaltung zu berücksichtigen.
