Bewirtungskosten

Bewirtungskosten in der Praxis: Von der Planung bis zur Abrechnung

In der betrieblichen Praxis sind Bewirtungskosten vor allem im Rahmen von Geschäftsessen und Betriebsfeiern allgegenwärtig. Diese Aufwendungen, die unmittelbar mit unternehmerischen Aktivitäten in Zusammenhang stehen, können Unternehmen dazu nutzen, ihren steuerpflichtigen Gewinn zu mindern. Allerdings müssen die Verantwortlichen für die Abzugsfähigkeit der Bewirtungskosten gewisse Dokumentations- und Aufzeichnungspflichten erfüllen, um sicherzustellen, dass das Finanzamt die Bewirtungskosten auch anerkennt. Werden diese Vorgaben korrekt berücksichtigt, lassen sich die Aufwendungen teilweise oder vollständig als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen.

Dieser Artikel beleuchtet daher nicht nur die Definition von Bewirtungskosten, sondern auch ihre steuerliche Behandlung sowie spezielle Aspekte im Zusammenhang mit der Lohnsteuer für Arbeitnehmer, damit Unternehmer bestens über das Thema informiert sind.

Inhaltsverzeichnis

Das Wichtigste zu den Bewirtungskosten im Überblick

• Bewirtungskosten müssen einen betrieblichen oder geschäftlichen Anlass haben, um steuerlich geltend gemacht werden zu können
• Zu den Bewirtungskosten gehören Ausgaben, die beim Verzehr von Speisen, Getränken und sonstigen Genussmitteln entstehen
• Mit einer Bewirtung in Zusammenhang stehende Aufwendungen wie Trinkgelder oder Garderobengebühren gehören ebenfalls zu den Bewirtungskosten
• Zur Abrechnung der Bewirtungskosten benötigt man einen Bewirtungsbeleg
• Bewirtungskosten können bei geschäftlichen Anlässen zu 70 % als Betriebsausgaben steuerlich geltend gemacht werden
• Kosten für die Mitarbeiterbewirtung (ohne unternehmensfremde Gäste) können zu 100 % als Betriebsausgaben abgesetzt werden
• Höflichkeitsgesten bei einem Meeting gelten nicht als Bewirtungskosten und können ebenfalls zu 100 % geltend gemacht werden

Was sind Bewirtungskosten?

Bewirtungskosten umfassen gemäß dem Einkommensteuergesetz (EStG) sämtliche Ausgaben, die bei der Bewirtung von (potenziellen) Kunden, Geschäftspartnern, Gästen oder Mitarbeitern entstehen. Zu den typischen Ausgaben gehören dabei:

• Kosten für Speisen und Getränke
• Trinkgelder
• Gebühren für die Garderobe
• Kosten für Tabakwaren
• Unterhaltungskosten (wie zum Beispiel Eintrittskarten für eine Veranstaltung oder die Gage eines DJs oder Vortragsredners)

Im Gegensatz dazu fallen übliche Gesten der Höflichkeit wie das Anbieten von Kaffee, Erfrischungsgetränken, belegten Brötchen oder Keksen im Rahmen einer betrieblichen Besprechung nicht unter die Bewirtungskosten. Gleiches gilt für Waren- oder Produktverkostungen, da diese direkt mit dem Verkauf zusammenhängen.

Generell können Bewirtungskosten bei verschiedenen betrieblich und geschäftlich bedingten Anlässen entstehen, darunter Geschäftsessen, Betriebsfeiern, Jubiläen, Dienstreisen und außergewöhnlichen Arbeitseinsätzen. Die dabei aufgelaufenen Aufwendungen können Unternehmen wiederum als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen. Dabei ist jedoch zu beachten, dass nicht alle angefallenen Bewirtungskosten vollständig abzugsfähig sind. In manchen Fällen ist dies nur teilweise möglich. Die steuerliche Behandlung hängt in der Regel vom Anlass ab (betrieblich vs. geschäftlich) und ob unternehmensfremde Personen am Geschäftsessen bzw. der Veranstaltung teilnehmen oder nicht.

Die steuerliche Anrechenbarkeit von Bewirtungskosten bei Geschäftsessen

Unter dem Begriff des Geschäftsessens sind alle Veranstaltungen zu verstehen, die der Bewirtung beziehungsweise der Unterhaltung von Geschäftsfreunden dienen. Zu diesen Geschäftsfreunden gehören zum Beispiel wichtige Kunden, Lieferanten, Journalisten, Steuerberater oder Unternehmensberater, aber auch Geschäftspartner, mit denen das Unternehmen eine Geschäftsbeziehung erst noch aufbauen muss. Selbst die Begleiter (Ehepartner, Mitarbeiter, Assistenzen oder Berater) der eingeladenen Geschäftspartner können problemlos mitbewirtet werden. In jedem Fall muss die Bewirtung geschäftlich veranlasst sein, um steuerlich geltend gemacht werden zu können. Dies ist jedoch bei fast allen geschäftlichen Besprechungen der Fall.

Die Anzahl der eigenen Mitarbeiter spielt bei geschäftlichen Anlässen eine untergeordnete Rolle. Solange mindestens ein Mitarbeiter des Geschäftspartners daran teilnimmt, ist der Anlass geschäftlicher Natur. Aus diesem Grund sind auch die Bewirtungskosten, die bei Betriebsbesuchen im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit oder bei Produktschulungen von externen Fachberatern und freien Handelsvertretern entstehen, als geschäftlich einzuordnen. Schließlich sind die Teilnehmer nicht im Unternehmen angestellt.

Sind diese Voraussetzungen erfüllt und die Aufwendungen ordnungsgemäß nachgewiesen, kann das Unternehmen 70 Prozent der entstandenen Kosten als Betriebsausgaben steuerlich abziehen. Die übrigen 30 Prozent sind als nicht abziehbare Bewirtungskosten einzuordnen bzw. zu verbuchen.

Die steuerliche Anrechenbarkeit von Bewirtungskosten für Mitarbeiter

Darüber hinaus gibt es zahlreiche Anlässe, bei denen es ausschließlich zur Bewirtung der Angestellten des eigenen Unternehmens kommen kann. Damit diese Kosten steuerlich Berücksichtigung finden können, müssen sie betrieblich (und nicht geschäftlich) veranlasst sein. Insbesondere im Rahmen von Besprechungen, Konferenzen, Tagungen und Fortbildungen sowie bei Dienstreisen zum Zwecke von Kundenbesuchen fallen häufig Bewirtungskosten an.

Das Gleiche trifft auf Betriebsfeiern, Jubiläumsfeiern oder außergewöhnliche Arbeitseinsätze zu, wenn zum Beispiel der Abteilungsleiter seinen Mitarbeitern eine Pizza als Dank für ihre Arbeit am Wochenende spendiert.

Die Bewirtungskosten, die für eigenen Mitarbeiter anfallen, dürfen Unternehmen unbeschränkt und in voller Höhe als Betriebsausgaben von der steuerlichen Bemessungsgrundlage abziehen. Dies gilt grundsätzlich unabhängig vom Umfang der Bewirtungskosten. Zu berücksichtigen ist dabei, dass Familienangehörige von Arbeitnehmern (Eltern, Ehepartner, Kinder) bei betrieblichen Anlässen wie Mitarbeiter zählen und deren Bewirtung ebenfalls zu 100 Prozent abzugsfähig ist.

Das Prinzip der Angemessenheit beachten

Aus Sicht der Finanzbehörden existiert keine pauschale Obergrenze, bei deren Überschreitung sie die Abzugsfähigkeit der Bewirtungskosten nicht voll gewähren. Alle Bewirtungskosten hängen immer von den jeweiligen Umständen und den Branchenverhältnissen ab. Allerdings fordert das Finanzamt, dass die Bewirtungskosten in ihrer Art und Umfang angemessen sein müssen. Gängige Kriterien sind dabei die Größe, der Umsatz sowie der Gewinn eines Unternehmens, der Repräsentationsaufwand für den geschäftlichen Erfolg und wie hoch die Kosten bei ähnlichen Betrieben ausfallen.

So wird sich zum Beispiel ein kleiner Betrieb mit einiger Wahrscheinlichkeit kritischen Fragen ausgesetzt sehen, wenn er Kunden mehrmals im Jahr in ein kostspieliges Varieté oder Sternerestaurant einlädt. Gleiches gilt, wenn sich ein Vertriebler regelmäßig mit seinem Kunden in letzterem trifft, um die monatlichen Verkaufszahlen zu besprechen.

Auf der anderen Seite ist eine solche Einladung gang und gäbe und vollkommen legitim, wenn die eingeladenen Gäste zur C-Suite, also der obersten Hierarchieebene eines Unternehmens, gehören. Auch das Abschließen eines großen Deals mit einem Investor oder einem Großkunden, bei dem es um Millionen geht, kann eine luxuriöse Bewirtung in einer exklusiven Lokalität rechtfertigen. Teure Gerichte und hochpreisige Flaschen Wein gehören aufgrund der Wichtigkeit des Treffens dann schon ein bisschen zum guten Ton.

Darüber hinaus ist es allgemein bekannt, dass Abendessen in der Regel teurer sind als Mittagessen. Die Bewirtungskosten werden zudem höher ausfallen, je mehr Menschen an einem Geschäftsessen oder einer Veranstaltung teilnehmen. Daher werden hier auch höhere Summen von den Finanzbehörden akzeptiert.

Erst wenn die Kosten pro Person extrem hoch ausfallen oder die Bewirtungskosten als unverhältnismäßig eingestuft werden, weil man seine Gäste zum Beispiel in einem Nachtclub bewirtet, lehnt das Finanzamt die Bewirtungskosten für Alkohol, Speisen und Co teilweise ab. Die Behörden rechnen dann den unangemessenen Teil heraus und kürzen den verbleibenden, angemessenen Betrag um 30 Prozent. In manchen Unternehmen gibt es daher Scorecards, anhand derer man die Angemessenheit der Bewirtungskosten ablesen und einordnen kann.

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Kriterien für die steuerliche Abzugsfähigkeit der Bewirtungskosten

Damit Bewirtungskosten steuermindernd geltend gemacht werden können, müssen ein paar Kriterien berücksichtigt werden. Diese stellen sicher, dass der Anlass primär geschäftlich bzw. betrieblich und nicht privat veranlasst ist. Gemischte Aufwendungen mit überwiegendem Privatanlass können nämlich nicht als Betriebsausgaben abgezogen werden. Das ist vor allem bei Geburtstagsfeiern, Dienstjubiläen oder auch Abschiedsfeiern wichtig, da hier gerne Privates mit Geschäftlichem vermischt wird.

Zu den Abgrenzungskriterien gehören:

• Der Gastgeber (Bewirtende) ist das Unternehmen bzw. dessen Arbeitnehmer
• Das Unternehmen, eine Führungskraft oder ein Mitarbeiter bestimmen die Teilnehmer
• Die Bewirtung findet in den Räumlichkeiten des Unternehmens oder an einem neutralen Ort wie einem Restaurant statt
• Der Veranstaltungscharakter ist betrieblicher/geschäftlicher Natur

Veranstaltungen die im privaten Umfeld oder Zuhause stattfinden, stuft das Finanzamt in der Regel als private Veranstaltung ein. Die Bewirtungskosten können hier nur in Ausnahmefällen als Betriebsausgaben abgerechnet werden. Beispiele wären die notwendige Geheimhaltung des Treffens, die Dauer der Verhandlungen oder der Gesundheitszustand eines Teilnehmers. Zudem muss der Gastgeber nachweisen können, dass private Gründe keine Rolle gespielt haben.

Den Bewirtungsbeleg nicht vergessen

Gleichzeitig müssen die bewirtenden Personen daran denken, einen Bewirtungsbeleg auszufüllen. Dieser dokumentiert alle Ausgaben, die im Rahmen des Geschäftsessens oder der Veranstaltung angefallen sind, und muss zusammen mit der regulären Rechnung aufbewahrt und eingereicht werden. Nur dann sind die Bewirtungskosten auch von der Steuer absetzbar. Ein Bewirtungsbeleg kann entweder vom Veranstaltungsort bzw. dem Restaurant ausgestellt werden oder mittels einer maschinell selbst erstellten Vorlage. Wichtig ist, dass der Bewirtungsbeleg korrekt ausgefüllt und vom Gastgeber unterzeichnet ist.

Ein reiner Kassenbeleg stellt hingegen keinen ausreichenden Bewirtungsbeleg dar. Daher sollten Gastgeber immer explizit nach einem Bewirtungsbeleg fragen. Der Grund dafür ist, dass ein Kassenbeleg nicht alle notwendigen Pflichtangaben enthält, die der Gesetzgeber für die Abzugsfähigkeit der Bewirtungskosten vorschreibt. Zudem muss auch der genaue Anlass vermerkt werden, was aus einem Kassenbeleg ebenfalls nicht ersichtlich wird.

Wenn Sie mehr zu diesem Thema wissen wollen, empfehlen wir Ihnen unseren weiterführenden Artikel zum Thema Bewirtungsbeleg.

Der Vorsteuerabzug bei den Bewirtungskosten

Egal, ob die Bewirtungskosten nur zu 70 Prozent (geschäftlich) oder 100 Prozent (betrieblich) als Betriebsausgabe gebucht werden können, vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen können die Vorsteuer immer voll anrechnen. Nicht nur den Anteil, der abzugsfähigen 70 Prozent. Das heißt, dass die in der Restaurantrechnung enthaltene Umsatzsteuer in voller Höhe mit der eingenommenen Umsatzsteuer verrechnet werden kann.

Freiwillig an das Bedienpersonal gezahlte Trinkgelder werden beim Vorsteuerabzug allerdings nicht berücksichtigt, da sie keine Umsätze nach dem Umsatzsteuergesetz darstellen und nicht zum Entgelt für die Leistungen des Restaurants zählen. Sie können daher lediglich als Betriebsausgaben geltend gemacht werden.

Da Bewirtungsbelege in der Regel auf Thermopapier gedruckt sind, sollten hiervon unbedingt digitale Kopien gemacht werden. Das Problem mit Thermobelegen ist, dass sie mit der Zeit verblassen, was bei Jahre später stattfindenden Betriebsprüfungen zu Problemen führen kann. Ist der Bewirtungsbeleg nicht mehr lesbar und existiert keine leserliche Kopie, kann es sein, dass der Prüfer eine Kürzung bei den Betriebsausgaben und der Vorsteuer vornimmt.

Der geldwerte Vorteil bei der Bewirtung von Mitarbeitern

Kosten für die Mitarbeiterbewirtung, die überwiegend bei geschäftlich veranlassten Gelegenheiten wie zum Beispiel Meetings und Besprechungen auf den Arbeitnehmer entfallen, bedeuten keine steuerlich relevante Vergünstigung für den Mitarbeiter. Da hier das betriebliche Eigeninteresse des Unternehmens im Vordergrund steht, führen die Ausgaben in der Regel nicht zu einem geldwerten Vorteil. Dies gilt auch für Getränke und andere Genussmittel, die der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern im Betrieb kostenlos zum Verzehr zur Verfügung stellt. Sie gelten lediglich als Aufmerksamkeiten, die nicht zum Arbeitslohn gehören.

Für die Bewirtungskosten, die im Rahmen von Betriebsveranstaltungen anfallen, verhält sich dies teilweise anders. Diese stellen unter Umständen sehr wohl einen geldwerten Vorteil dar, den der Mitarbeiter zu versteuern hat. Allerdings gilt ein Freibetrag in Höhe von 110 Euro inklusive Umsatzsteuer je Mitarbeiter und Veranstaltung. Die tatsächlichen Kosten je Arbeitnehmer berechnen Unternehmen, indem sie die Gesamtkosten inklusive Umsatzsteuer durch die Anzahl der teilnehmenden (und nicht der eingeladenen) Arbeitnehmer teilen. Familienangehörige gehören in diesem Fall jedoch zum Arbeitnehmer und erhöhen somit die Teilnehmerzahl nicht.

Dabei können Unternehmen diesen Freibetrag für maximal zwei Betriebsfeiern pro Jahr in Anspruch nehmen. Alle Bewirtungskosten, die darüber hinausgehen, sind als geldwerte Vorteile in der Lohnbuchhaltung zu berücksichtigen. Sie gelten als zusätzliche Lohnleistung und sind entsprechend ab dem ersten Cent an über die Lohnsteuer abzurechnen.

Im Gegensatz dazu gilt bei außergewöhnlichen Arbeitseinsätzen ein Freibetrag von 60 Euro brutto je Arbeitnehmer und Anlass.

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